Her günümüzü 24 saat olarak yaşıyoruz. Ancak çoğu zaman kişisel ve iş hayatımızda planlamamızı doğru yapmadığımız için zamanın yetmediğinden şikayet ediyoruz. Verimli geçiremediğimiz her zaman dilimi işlerimizin aksamasına ve buna bağlı olarak strese girmemize neden oluyor. Böyle zamanlarda zamanın bizi yönettiği gerçeğiyle yüzleşiyoruz. Peki zamanı iyi yönetebilenler bunu nasıl başarıyor? Bunun bir formülü var mı?

“Zamanı yönetimi” kavramı ilk defa Danimarka’da yöneticilerin “iş analizi düzenleme eğitimi” amacıyla oluşturulmuştur. İş hayatında harcanan süreler bizler için bir verimlilik ölçüsüdür ve iyi yönetilmezse karışıklıklara neden olabilir ve içinden çıkılmaz bir duruma dönüşebilir.

Peki zamanı iyi yönetebilmek ve düzenli bir çalışma şekline sahip olmak için hangi tekniklerden faydalanabiliriz?

Eisenhower Matrisi

”Önemli olan nadiren acildir, acil olan ise nadiren önemli”
– Dwight D. Eisenhower.

Alman asıllı Dwight D. Eisenhower, eski Amerika Başkanı ve II. Dünya Savaşı‘nda 1944-45 yıllarında Batı Avrupa‘daki Müttefik kuvvetlerinin başkomutanlığını yapmıştır. NATO‘nun ilk başkomutanıdır. NASA ve internetin kurulmasında etkili olan DARPA’da Eisenhower’ın döneminde kurulmuştur. Bu teknik, D. Eisenhower’ın “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” sözünü baz alarak gelişen bir tekniktir ve Dr. Stephen R. Covey’in yazdığı ”Etkili insanların 7 alışkanlığı” kitabında bahsedildikten sonra popüler hale gelmiştir. Eisenhower Matrisi, Yapılacak işlerin öncelik sırasını belirlemede sıkıntı yaşayan insanlar için faydalı bir yöntemdir ve mantığı oldukça basittir.

Öncelikle yapmamız gereken işleri aciliyet ve önem sırasına göre belirlemeliyiz;

• Acil – Önemli: Bu işler öncelik sıramızda en üstte olmalıdır.
• Acil Değil – Önemli: Bu bölüm gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge, zamanına karar vermeli ve harekete geçmelisiniz.
• Önemli Değil -Acil: Bu işler, eğer yapabiliyorsanız başkasına devredeceğiniz ya da sıralamada ön planda olmaması gereken işlerinizdir.
• Önemli Değil – Acil Değil: Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri eleyebilir ya da daha sonraki bir tarihe erteleyebilirsiniz.

Araştırmalara göre Eisenhower Matrisi ile çalışma prensibiniz size;

• günde 45 dakika,
• ayda 15 saat,
• yılda 23 gün kazandırıyor.

Yani yılda üç iş haftası zamandan tasarruf etmenizi sağlayarak verimli olmanın kapılarını size aralıyor. Aşağıdaki örnek matrise göre siz de kendi planlamanızı yapabilirsiniz.

Pomodoro Tekniği

80’li yıllarda İtalyan bir yazılımcı olan Francesco Cirillo tarafından ortaya çıkarılan bir tekniktir. İtalyanca “domates” anlamına gelen “pomodoro” adını Cirillo’nun öğrencilik zamanlarında bu tekniği uygularken kullandığı domates şeklindeki zamanlayıcıdan almıştır.

Bu teknik; kısa süreli çalışmalar sonrası küçük molalar verme esasına dayanıyor. Örneğin, 25 dakikalık bir çalışmadan sonra 5 dakika mola veriyorsunuz ve bu bir pomodoroya eşit oluyor. 2 saatlik bir sürenin sonunda; yani dört pomodoroyu tamamladıktan sonra ise 25-30 dakikalık uzun bir mola veriliyor.

Ancak bu teknikte önemli olan 25 dakikalık süre içinde gerçekten işinize odaklanmak ve 5 dakikalık mola sürenizde ise işinizle ilgili hiçbir şey düşünmemek.

Çalışırken bu tekniği ortalama 12 pomodoro yani 6 saat uygulayarak tüm işlerinizi halledebilir ve dinç bir şekilde yapılacaklar listenizdeki işlerin teker teker tamamlandığını görebilirsiniz.

İşte bu teknikten faydalanmanız için birkaç mobil uygulama önerisi;

• focus keeper – time management
• be focused – focus timer
• pomotodo
• pomodoro focus timer

Zaman Yönetimi Teknikleri I yazısı ilk önce PrOfis üzerinde ortaya çıktı.