“Satın alınamayacak tek şey zaman ve insanlar bunu istiyorlarsa zaman konusunda çok dikkatli olmak lazım. Zaman dışında her şeyi satın alabilirim.” – Warren Buffet.

O Kurbağayı Ye! (Eat the Frog)

Mark Twain’in “Eğer işin kurbağa yemekse, sabah ilk olarak yapacağın en iyi şey kurbağayı yemektir. Eğer işin iki kurbağa yemekse, en iyisi önce büyük olanı yemektir” sözünden yola çıkılarak yapılacak zor ve sıkıntılı işleri ertelememek gerektiğiyle ilgili bir deyim.

Bilinenin aksine, basit işleri önce halletmek yerine bize sıkıcı ve zor gelen işlere ilk etapta odaklanmamız gerektiğini savunuyor. Çoğu insan genelde bu tarz işleri en sona bırakıyor ancak sabah ilk olarak yapılacak en iyi şey kurbağayı yemek olunca, arkasından bize motivasyon olarak geri kalan işlerimize daha rahat odaklanmamızı sağlıyor.

Denemeye değer bir yöntem. Planlamamızda ilk iş olarak kurbağayı yemezsek, kurbağa bizi yer.

Pareto İlkesi (80/20 Kuralı)

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun 19. yüzyılda ekonomiyi incelerken, servetin %80 ‘inin, nüfusun %20 ‘sine ait olduğunu fark etmesiyle ortaya çıkardığı ve sonuçların %80’ini eylemlerin %20’sinin oluşturduğundan bahseden bir ilkedir.

Örneğin dolabınızdaki kıyafetlerin genel olarak %20’sini kullanırsınız ve %80’i boşa yer kaplar. Ya da arkadaş çevrenizin %20’si ile daha yakın ilişkiler kurar ve %80’ine eşit mesafede olursunuz. Bu her zaman 80/20 olarak işlemez; sayısal değerler değişkenlik gösterebilir. Ancak her zaman ve hayatınızın her alanında işe yarayacağını söyleyebiliriz. Aslında daha az çaba harcayarak daha verimli çalışabileceğiniz bir sistemden bahsediyoruz.

Peki zaman yönetimi için Pareto ilkesine göre neler yapabilirsiniz?

İş hayatında “meşgul” olmak ile “üretken” olmak arasında büyük bir fark var. Çoğu insan bir iş üzerinde uzun saatler harcadığında daha iyi sonuçlar alacağını düşünür. Oysa Pareto İlkesi bir işe ne kadar çok zaman harcadığınızla değil, o zamanı ne kadar verimli harcadığınızla ilgilenir.

Eğer henüz Pareto tekniğini uygulamıyorsanız muhtemelen siz de bir işe uzun saatler harcayan o “meşgul” insanlardan olabilirsiniz.

Tek bir işe saatler harcamak yerine sadece 2 saatinizi o işe odaklanarak geçirdiğinizde daha kısa sürede ve verimli bir şekilde tamamladığını gözlemleyebilirsiniz.

Pareto İlkesi ilginizi çektiyse, Richard Koch tarafından kaleme alınmış ‘80/20 Kuralı ile Yaşamak’ adlı kitaptan detaylı bilgi elde edebilirsiniz.

Kanban Tekniği

1940’larda Toyota fabrikasında mühendis olan Taiichi Ohno tarafından iş verimliliğini sağlamak için geliştirilmiş bir tekniktir. Temelinde “görselleştirmek ve sınırlandırmak” vardır.
Öncelikle kağıt, tahta ya da dijital bir ortamda 3 bölümden oluşan bir tablo hazırlamalı ve bu bölümleri,
• “yapılacaklar” (to-do)
• “yapıyor olduklarım” (doing)
• “tamamlananlar” (done) şeklinde isimlendirmelisiniz.
Daha sonra “yapılacaklar” kısmına listenizi hazırlayıp, başladığınız işleri “yapıyor olduklarım” bölümüne yazmalısınız. Burası sizin konsantre olmanız gereken alan ve bir araştırmaya göre insanların çok az bir bölümü birden fazla işi aynı anda yapma becerisine sahip. Dolayısıyla bu alanda “sınırlandırma” özelliği devreye giriyor. Yani kendinize bir sınır koyarak iki ya da üç maddeden fazlasını bu bölüme eklememelisiniz çünkü odak noktanızdan uzaklaşabilirsiniz.
En son bölümde de “tamamlananlar” (done) kısmı olacak. Bir çok insan bu bölümü işleri için liste oluştururken bitirdiği için pek önemsemese de, bu alan beyninize motivasyon sinyali gönderecek olan en eğlenceli kısım. Buradaki motivasyonunuz ile listenizdeki yapılması gereken alana geri dönerek yeniden başlamanızı da kolaylaştırmış olacaksınız.

Zaman Yönetimi Teknikleri II yazısı ilk önce PrOfis üzerinde ortaya çıktı.

Her günümüzü 24 saat olarak yaşıyoruz. Ancak çoğu zaman kişisel ve iş hayatımızda planlamamızı doğru yapmadığımız için zamanın yetmediğinden şikayet ediyoruz. Verimli geçiremediğimiz her zaman dilimi işlerimizin aksamasına ve buna bağlı olarak strese girmemize neden oluyor. Böyle zamanlarda zamanın bizi yönettiği gerçeğiyle yüzleşiyoruz. Peki zamanı iyi yönetebilenler bunu nasıl başarıyor? Bunun bir formülü var mı?

“Zamanı yönetimi” kavramı ilk defa Danimarka’da yöneticilerin “iş analizi düzenleme eğitimi” amacıyla oluşturulmuştur. İş hayatında harcanan süreler bizler için bir verimlilik ölçüsüdür ve iyi yönetilmezse karışıklıklara neden olabilir ve içinden çıkılmaz bir duruma dönüşebilir.

Peki zamanı iyi yönetebilmek ve düzenli bir çalışma şekline sahip olmak için hangi tekniklerden faydalanabiliriz?

Eisenhower Matrisi

”Önemli olan nadiren acildir, acil olan ise nadiren önemli”
– Dwight D. Eisenhower.

Alman asıllı Dwight D. Eisenhower, eski Amerika Başkanı ve II. Dünya Savaşı‘nda 1944-45 yıllarında Batı Avrupa‘daki Müttefik kuvvetlerinin başkomutanlığını yapmıştır. NATO‘nun ilk başkomutanıdır. NASA ve internetin kurulmasında etkili olan DARPA’da Eisenhower’ın döneminde kurulmuştur. Bu teknik, D. Eisenhower’ın “Önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli.” sözünü baz alarak gelişen bir tekniktir ve Dr. Stephen R. Covey’in yazdığı ”Etkili insanların 7 alışkanlığı” kitabında bahsedildikten sonra popüler hale gelmiştir. Eisenhower Matrisi, Yapılacak işlerin öncelik sırasını belirlemede sıkıntı yaşayan insanlar için faydalı bir yöntemdir ve mantığı oldukça basittir.

Öncelikle yapmamız gereken işleri aciliyet ve önem sırasına göre belirlemeliyiz;

• Acil – Önemli: Bu işler öncelik sıramızda en üstte olmalıdır.
• Acil Değil – Önemli: Bu bölüm gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge, zamanına karar vermeli ve harekete geçmelisiniz.
• Önemli Değil -Acil: Bu işler, eğer yapabiliyorsanız başkasına devredeceğiniz ya da sıralamada ön planda olmaması gereken işlerinizdir.
• Önemli Değil – Acil Değil: Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri eleyebilir ya da daha sonraki bir tarihe erteleyebilirsiniz.

Araştırmalara göre Eisenhower Matrisi ile çalışma prensibiniz size;

• günde 45 dakika,
• ayda 15 saat,
• yılda 23 gün kazandırıyor.

Yani yılda üç iş haftası zamandan tasarruf etmenizi sağlayarak verimli olmanın kapılarını size aralıyor. Aşağıdaki örnek matrise göre siz de kendi planlamanızı yapabilirsiniz.

Pomodoro Tekniği

80’li yıllarda İtalyan bir yazılımcı olan Francesco Cirillo tarafından ortaya çıkarılan bir tekniktir. İtalyanca “domates” anlamına gelen “pomodoro” adını Cirillo’nun öğrencilik zamanlarında bu tekniği uygularken kullandığı domates şeklindeki zamanlayıcıdan almıştır.

Bu teknik; kısa süreli çalışmalar sonrası küçük molalar verme esasına dayanıyor. Örneğin, 25 dakikalık bir çalışmadan sonra 5 dakika mola veriyorsunuz ve bu bir pomodoroya eşit oluyor. 2 saatlik bir sürenin sonunda; yani dört pomodoroyu tamamladıktan sonra ise 25-30 dakikalık uzun bir mola veriliyor.

Ancak bu teknikte önemli olan 25 dakikalık süre içinde gerçekten işinize odaklanmak ve 5 dakikalık mola sürenizde ise işinizle ilgili hiçbir şey düşünmemek.

Çalışırken bu tekniği ortalama 12 pomodoro yani 6 saat uygulayarak tüm işlerinizi halledebilir ve dinç bir şekilde yapılacaklar listenizdeki işlerin teker teker tamamlandığını görebilirsiniz.

İşte bu teknikten faydalanmanız için birkaç mobil uygulama önerisi;

• focus keeper – time management
• be focused – focus timer
• pomotodo
• pomodoro focus timer

Zaman Yönetimi Teknikleri I yazısı ilk önce PrOfis üzerinde ortaya çıktı.