Ortalama bir insan hayatının neredeyse üçte birini çalışarak geçirmektedir. Bu yüzden ister evden ister ofisten çalışırken fiziki ve psikolojik ortam bütün çalışma veriminizi etkiler. Çalışma ortamınızın şeklini uygun koşullarda  organize etmek zaman ve performans açısından size bir çok avantaj sağlayacaktır. Bu etkenleri beş madde halinde sıraladık;

• Organize Olmak

Çalışırken geniş ve rahat bir alanda kendimizi daha iyi hissederiz. Dağınık bir çalışma ortamı her şeyden önce kaos ve zaman kaybına neden olur. Sahip olduğunuz alanı kendinize göre düzenlerseniz işlerinizi yaparken bu size zaman ve motivasyon sağlayacaktır. Not alınmış küçük kağıtlar, üst üste dizilmiş dosyalar, bilgisayarınızın masaüstünde birikmiş klasörler sizi hem strese sokar hem de üretkenliğinizi engeller. Oysa bütün bunlar yerine işlerinizin takibi için notlarınızı bir ajandada tutmak, dosyalarınızı kategorize etmek ve ihtiyacınız olduğunda hemen ulaşmak, bilgisayarınızdaki klasörleri düzenli tutmak ve ihtiyacınız olduğu anda bulmak daha kolay olacaktır. Alışkın olmayan kişiler için karmaşık ve yorucu görünse de, bunların zaman, alan ve verimlilik açısından denemeye değer bir yöntem olduğunu söyleyebiliriz. Siz organize olmazsanız, işlerinizi de organize edemezsiniz. Bunun yanı sıra çalışma alanınızı az da olsa kişiselleştirmek motivasyonunuzu ve aidiyet duygunuzu da yüksek tutacaktır. Örneğin, sevdiğiniz küçük bir obje ya da ailenizle olan bir fotoğrafın masanızda bulunması psikolojik açıdan daha iyi hissetmenizi sağlayabilir.

• Aydınlatma

Çalışma alanınızda doğru ışık kullanımı oldukça önemlidir. Aydınlatmanın insan üzerindeki psikolojik etkisi de göz önüne alındığında yanlış aydınlatma kullanımı çalışma veriminizi düşürecektir. Çalışma ortamınızdaki ışık rengi ve tonu performansınızı etkiler. Gözü rahatsız etmeyen dengeli bir ışık kullanılmalıdır. Işığın yansımaları doğru kullanılmalı tavandan, duvardan, yerden veya masalardan ne kadar ışık yansıtılacağı iyi hesaplanmalıdır. Bu hesaplama yapılırken ortamın aldığı gün ışığı da hesaba katılmalıdır. Yapılan araştırmalar, çalışırken parlak ve sıcak renklerin kişinin çalışma performansını doğrudan etkilediğini gösteriyor.  Ayrıca değiştirilmesi çoğu zaman mümkün olmasa da, yeni bir alan yaratırken göz önünde bulundurulması açısından, tavan yüksekliğinin de aydınlık hissinin yanı sıra insanda özgürlük etkisi yaratarak motivasyonunu yükselttiği de araştırmalarda yer almıştır.  Sizi stres altında hissettirecek, loş, huzursuz bir aydınlatma motivasyonunuzu düşürerek performansınızı önemli ölçüde etkiler. 

• Isı ve Havalandırma

Plaza türü çalışma ortamlarında pencereler küçük ve hava sirkülasyonu kısıtlı olduğundan kişilerde sık sık *hasta bina sendromu görülmektedir. Ortamın ısısı, konfor şartları ile ilgili en önemli parametrelerden biridir. Çalışanın fiziki ve psikolojik sağlığı ile doğrudan ilişkisi vardır. Birçok insanın rahat çalıştığı ortam sıcaklığı 20-26 derece arası olarak belirlenmiştir. Bunun üzerinde ya da altındaki sıcaklıklarda kişinin sağlığı ve fiziksel aktivitelerindeki verim olumsuz yönde etkilenebilir. Ayrıca ortam sıcaklığının yanı sıra hava akımı da oldukça önemlidir. Düzenli olarak çalıştığımız yeri havalandırmalı, havasız ortamlarda oksijen miktarının düşmesiyle de vücut konforunun etkilenebileceğini göz önünde bulundurmalıyız.

*Hasta Bina Sendromu: Kapalı ortamlarda çalışan insanların sıklıkla baş ağrısı ve üst solunum yolu şikayetlerinin olması. Özellikle kalabalık ve uğultulu ortamlarda aydınlatma ışıkları, toz, gürültü, sigara içimi, atopik hastalık öyküsü ve psikososyal hoşnutsuzluk faktörlerin görülmesi durumu.

• Mobilya ve Donanımlar

Çalışma alanında kullanılan mobilya, ekran, klavye ve dökümanların rahat bir şekilde hareket etmeye olanak sağlayacak şekilde düzenlendiği bir ortam sağlanmalıdır.  Çalışanın rahat bir pozisyonda olması için yeterli alan bulunmalıdır. Kullanılan ofis koltuğu, sandalye gibi eşyalar ergonomik ve ayarlanabilir olmalıdır. Ekran karşısında uzun saatler harcadığımızı düşünürsek, monitörün sağlığımız açısından tam karşıda ve vücut postürünü bozmadan çalışmaya imkan sağlaması, bizden en az 65 cm uzaklıkta olması önemlidir. 

• Bitkiler

Bitkilerin insan üzerindeki pozitif etkileri artık herkes tarafından biliniyor. Bu yüzden çalışma ortamında veya ofislerde yeşil bir bitki bulundurmak sağlık ve motivasyon açısından büyük önem taşıyor. Yeşil bitkiler, ortamdaki havanın bakteri oranını düşürüyor ve görüntüsü ile çalışırken kişi üzerinde olumlu etkiler bırakıyor. Davranış bilimci Dr. Roger Ulrich yönetiminde yapılan bir çalışmada bitkilerin etkisi ölçülmek isteniyor ve ofis çalışanları iki gruba ayrılıyor. Bir grup, yeşil bitkilerin olduğu bir ofis ortamında, diğer bir grup ise bitkisiz bir ofis ortamında çalıştırılıyor ve sonuç tahmin edeceğiniz üzere, bitkilerle aynı ortamda çalışan kişilerin verimlilik ve performansının gözle görülür şekilde arttığı yönünde sonuçlanıyor. Biri yeni işe başladığında gönderilen tebrik çiçeklerinin de altında bu pozitif neden yatıyor olsa gerek. Siz de motivasyonunuzu artırmak için yeşil bir bitki edinerek daha iç açıcı bir ortamda çalışabilirsiniz. 

Siz de bu kriterlere uygun çalışma ortamına sahip olmak isterseniz, size geniş tavanlı, hasta bina sendromundan uzak, bol oksijenli, yeşilliklerle dolu teraslı ofislerimize davet etmek isteriz. İhtiyacınıza yönelik, teknolojik altyapısı yenilenmiş toplantı odalarımızla profesyonel çalışma imkanı elde edebileceğiniz “Hazır Ofis” paketlerimize göz atabilirsiniz.

Ayrıca evden çalışıyor olsanız bile yine Profis imkanları dahilinde yararlanabileceğiniz “Sanal Ofis” paketlerimiz ile profesyonel ve yasal bir kartvizit adresine sahip olabilir, ihtiyacınız doğrultusunda ortak çalışma alanlarımızı, ofislerimizi ve toplantı odalarımızı kullanabilirsiniz.

Potansiyel verimliliğinizi ve prestijinizi arttıracak ofislerimiz ile sizin için her şeyi düşündük, siz sadece bilgisayarınızı alıp gelin.

Çalışma Ortamının Önemi yazısı ilk önce PrOfis üzerinde ortaya çıktı.

Microsoft To-Do

Hepimiz işlerimizi planlarken bir yapılacaklar listesine ihtiyaç duyarız. Bu yüzden bulut tabanlı bir uygulama ile başlayabiliriz. To-Do, web, Android, iOS ve Windows için ücretsiz olarak kullanıma sunulan bir program. Basit arayüzü ile işlerinizi sıraya koymak, projelerinizi planlamak ve hatırlatıcısı ile size yardımcı olacak bir uygulama. İşlerinize son tarih eklemenizi sağlar, belirli aralıklarla hatırlamanız için yinelenir, içerisinde maksimum “25 Mb” olan dosyaları saklamanıza olanak sağlar ve önemli görevleri yıldız ile işaretleyip ön plana alma gibi özellikleriyle işlerinizi düzene sokabilirsiniz.

To-Do içinde “Günüm, Önemli, Planlan, Bana Atanmış, Görevler” gibi hazır listelerin yanı sıra kişiselleştirip kendi listelerinizi de yaratma imkanı sağlıyor. Arama yapılabilme olanağı ile vakit kaybını da aza indirgiyor. “Liste paylaş” özelliği ile ekibinizdeki kişilere de davet gönderebilirsiniz.

Bilgisayar başında olmasanız bile aklınıza gelen her an telefonunuzdan kontrol edebilir, not alabilir ve hatırlatıcısı sayesinde veriminizi koruyabilirsiniz.

https://todo.microsoft.com/tasks/ adresinden erişebilirsiniz.

Google Hangouts Meets

Google’dan her zaman hayatımızı kolaylaştırmak için bizlere sunduğu bir uygulama daha.  Hangouts, anında mesajlaşma ve görüntülü konuşma yapabileceğiniz bir platform. 30 kişiye kadar görüntülü konuşma yapabilmenizi ve dilerseniz görüşmelerinizi kaydedip daha sonra Youtube üzerinden yayınlamanızı sağlıyor.  Diğer Gmail ve Google Takvim uygulamalarıyla da entegre bir şekilde çalışması siz ve takım arkadaşlarınız için bir avantaj. Google ve ürünlerinin kişiler ve kurumsal hayatta ne kadar yaygın olduğunu düşünürsek, herkese hitap edecek, pratik bir uygulama olduğu açıkça ortada. Hangouts, her platformda kullanılabiliyor; Chrome eklentisi ile tarayıcınız üzerinden bile kullanabilmek mümkün.

Hatta salgın sürecinde Google’ın yaptığı açıklamaya göre “1 Temmuz 2020’ye kadar G Suite müşterileri; daha büyük toplantılar (250’ye kadar katılımcının bulunduğu), canlı yayın ve kayıt gibi gelişmiş Hangouts Meet video konferans özelliklerinden yararlanabilir. 1 Temmuz’dan sonra Hangouts Meet işlevleri, müşterinin sürümüne bağlı olarak tekrar G Suite Basic, Business veya Education sürümlerinde sunulan işlevlere dönecek. Ancak kaydedilen toplantılar, yine toplantı sahibinin Drive’ında kalacak.”

https://meet.google.com/ adresinden giriş yaparak kullanabilirsiniz.

Zoom

Zoom Video Communications, 2011 yılında kurulan ve merkezi San Jose, California’da bulunan ve bulut tabanlı yazılımlar üreten bir firma.

Zoom, bizlere chat ve video konferans hizmeti, webinar ve dosya paylaşımı, konferans sırasında ekran paylaşımı gibi özellikler sunan ve sade arayüzü ile bu süreçte şirketlerin bir numaralı yardımcılarından biri. Hatta sosyal medyada İngiltere Başbakanı Boris Johnson’ın da kabine toplantısını Zoom üzerinden gerçekleştirdiğini gözlemlemiştik. İngiliz hükumetinin bir çok üst düzey yetkilisi de bu uygulamayı kullanıyor. Zoom’un son iki ayda mevcut durumlar nedeniyle aktif kullanıcı sayısının %67 arttığını söylemeliyiz.

Programın 2 kişiden kalabalık toplantılarda görüşme süresi 40 dakikayla sınırlıdır, bu yüzden 40 dakika sonunda bağlantının tekrar kurulması gerekir. (Ücretli versiyonlarında tabii ki daha fazla özellik mevcut.)

Zoom programını kullanmak için uygulamayı indirmenize gerek bulunmaz, size iletilen linke tıklamak bağlantı kurmanız için yeterlidir.

https://zoom.us/ adresinden ulaşabilirsiniz.

Cam Scanner

Evraklarınızın fotoğrafını çekip tabii ki saklayabilirsiniz ancak bu yeterli bir yöntem mi? Telefonunuz ile belge ve döküman tarayıp PDF’e çevirmenize imkan sağlayan muhteşem bir uygulama ile karşınızdayız. Belgelerinizin otomatik olarak sınırını belirleme, kırpma ve perspektifini ve rengini düzenleme gibi detaylı özelliklere sahip.

Yalnızca PDF değil bir çok uzantı ile dosyalarınızı kaydetmenize imkan sağlıyor.

Üstelik uygulama hafızasında başka bir yere kaydetmeden gönderdiğiniz belgeleri saklama yeteneğine sahip. Cam Scanner’ın Premium versiyonu da mevcut ancak ücretsiz versiyonu ile buna hiç ihtiyaç duymuyorsunuz. Ayrıca görüntüyü analiz ederek örneğin kartvizitleri ve dokümanları farklı dosyalarda kategoriye ayırıyor ve saklıyor. Anlık olarak fotoğraf çekmesinin yanı sıra albümünüzdeki mevcut fotoğrafları da tarayabiliyor. Taramalarınızı e-posta ya da bir çok uygulama üzerinden de paylaşma seçeneği sağlıyor. Kişileri ekleyip belgenizi görme ve yorum yapma imkanı da sunuyor. Özellikle ofis dışındayken bir tarayıcıya ihtiyaç duyacağınız zaman yanınızda olması ile büyük kolaylık sağlıyor.

Evernote

Evernote Corporation tarafından geliştirilen bu uygulama bir not alma uygulaması. Sadece not alma uygulaması olarak Evernote’u basite indirgemek haksızlık olur, çünkü detaylı özellikleriyle yıllardır birinci sırayı kimseye kaptırmıyor. Metin, web sayfası kaydı, fotoğraf, ses kaydı, el yazısı gibi özelliklere sahip. Blog yazısı, istatistik, yemek tarifi, market alışverişi yani aklınıza ne gelirse kaydedebilme olanağı sağlıyor. Üstelik notlarınızı karşı taraf ile paylaşabilir ve düzenlenmesi için gönderebilir ya da toplantılarınızı sesli bir şekilde kaydedebilirsiniz. Google Chrome eklentisi sayesinde web tarayıcınızda saklamak istediğiniz bağlantıları uygulamayı açmadan kaydedebilirsiniz. Etiketleme özelliği sayesinde kategorize edilebilir ve bir çok farklı iş için kullanabilirsiniz.

Telefon, tablet ve bilgisayarları senkronize etme olanağı sağlayan Evernote, 60 MB depolama alanına sahiptir. Bunun yanı sıra hazır taslakları ile notlarınızı verimli bir şekilde organize edebilir ve liste yapmaktan proje planlamaya, stok tablosu, satış raporu kısacası aklınıza gelen bir çok işlemi kolayca yaparken bunları hatırlatma özelliği de içeriyor.

Yazmayı ve çizim yapmayı seven kişiler için Evernote’un harika bir özelliği daha var. İki yüz yılı aşkındır Van Gogh, Picasso, Hemingway gibi birçok sanatçı ve düşünürün kullandığı ünlü Moleskine defterlerin Evernote ile entegre çalıştığını söylemek isteriz. Moleskine’in Evernote için özel ürettiği defterler ile yaptığınız çizimler ve aldığınız notları akıllı kodlar ile taratıp dijitale aktarmanız mümkün. Ayrıca Evernote Moleskine defteri satın aldığınızda bedava Evernote 3 aylık Premium üyeliğe de hak kazanıyorsunuz. 

https://evernote.com adresinden ulaşabilirsiniz.

Slack

Bulut tabanlı bir ekip çalışmasına dahil olmak ister misiniz? Kanadalı geliştirici Stewart Butterfield tarafından kurulan Slack, Silikon Vadisi’ndeki büyük firmalar tarafından da aktif olarak kullanmakta. LinkedIn, Google, Intuit, PayPal, eBay, Uber, Buffer, Yahoo, Dropbox, Pinterest, GitLab bunlardan bazıları. Toplantılarınızı yapabileceğiniz, ayrıca ekipteki arkadaşlarınıza iş atama, proje takibi gibi konularda da paylaşım yapabileceğiniz bir uygulama türü. Evden çalıştığımız şu zamanlarda ekibinizle organize bir şekilde işlerimizi takip edebileceğimiz uygulamalardan. Slack’in bize sağladığı en güzel özelliklerden birisi de ayrı projeler için ayrı gruplar oluşturup, takip edilmesi gereken işleri ve kişileri kategorize edebilmek. Bunun yanı sıra belge ve dokümanları da herkesin görebilmesine imkan sağlıyor. Slack’de kanallar kurabiliyor ve departman ya da konuya göre mesaj, tartışma ve bildirimleri ayırabiliyorsunuz. Bir projede farklı kanal, grup ya da departmanlar oluşturup, bunlara özel mesajlar atabiliyor ve diğer ekip üyelerini rahatsız etmemiş oluyorsunuz. Ya da yazdığınız bir mesajı “@here” komutu ile tüm ekibe ulaştırabiliyorsunuz. 

Microsoft Teams

Microsoft Office 365’in bünyesine dahil ettiği Teams, ekiplerin online chat, video konferans ve belge paylaşımı yapabildiği bir sistem. Merkezi bir noktadan ekibinizle iş akışını takip etmenizi sağlıyor. Takvim paylaşma, Word, Excel ya da Power Point paylaşma özellikleri de bulunuyor. Ekibinizle “notlar” bölümü üzerinden OneNote ile entegre çalışan ortak bir ajandaya sahip olabiliyorsunuz. Teams’in öne çıkan özelliklerinden biri de ekibinize yeni katılmış bir kişinin tüm geçmişi görüp iş akışına hakim olabilmesi. 2020 Mart ayının son haftasında aktif kullanıcı sayısı 44 milyona ulaşan Teams, Microsoft 365’in iş hayatını kolaylaştırmak için yaptığı çalışmalardan biri.Bill Gates’in de evden çalışırken ekibiyle Teams sayesinde iletişim kurduğundan bahsettiği bu Microsoft uygulaması, ekiplerin uzaktan çalışma sistemlerini aksatmadan devam ettirebilmesi açısından her detayı düşünülmüş bir sistem. 

https://products.office.com/tr-tr/microsoft-teams/group-chat-software adresinden ulaşabilirsiniz.

Evden Çalışırken Kullanabileceğiniz Mobil Uygulamalar yazısı ilk önce PrOfis üzerinde ortaya çıktı.