Salgın tedbirleri kapsamında önlemler almak ve bir yandan da işlerin sürdürebilmesi için çoğu şirket dünya çapında online çalışma sistemine geçti. Evden çalışma, ilk etapta kulağa hoş ve konforlu gelse de, verimli olabilmek için oldukça iyi yönetilmesi gereken bir süreç. Bu dönemde kağıtların arasında kaybolmamak, ekibinizle çevrimiçi olarak iletişimde kalabileceğiniz ve daha sonra istediğiniz yerden de erişebileceğiniz uygulamalardan birkaçını sizler için derledik.
Microsoft To-Do
Hepimiz işlerimizi planlarken bir yapılacaklar listesine ihtiyaç duyarız. Bu yüzden bulut tabanlı bir uygulama ile başlayabiliriz. To-Do, web, Android, iOS ve Windows için ücretsiz olarak kullanıma sunulan bir program. Basit arayüzü ile işlerinizi sıraya koymak, projelerinizi planlamak ve hatırlatıcısı ile size yardımcı olacak bir uygulama. İşlerinize son tarih eklemenizi sağlar, belirli aralıklarla hatırlamanız için yinelenir, içerisinde maksimum “25 Mb” olan dosyaları saklamanıza olanak sağlar ve önemli görevleri yıldız ile işaretleyip ön plana alma gibi özellikleriyle işlerinizi düzene sokabilirsiniz.
To-Do içinde “Günüm, Önemli, Planlan, Bana Atanmış, Görevler” gibi hazır listelerin yanı sıra kişiselleştirip kendi listelerinizi de yaratma imkanı sağlıyor. Arama yapılabilme olanağı ile vakit kaybını da aza indirgiyor. “Liste paylaş” özelliği ile ekibinizdeki kişilere de davet gönderebilirsiniz.
Bilgisayar başında olmasanız bile aklınıza gelen her an telefonunuzdan kontrol edebilir, not alabilir ve hatırlatıcısı sayesinde veriminizi koruyabilirsiniz.
https://todo.microsoft.com/tasks/ adresinden erişebilirsiniz.
Google Hangouts Meets
Google’dan her zaman hayatımızı kolaylaştırmak için bizlere sunduğu bir uygulama daha. Hangouts, anında mesajlaşma ve görüntülü konuşma yapabileceğiniz bir platform. 30 kişiye kadar görüntülü konuşma yapabilmenizi ve dilerseniz görüşmelerinizi kaydedip daha sonra Youtube üzerinden yayınlamanızı sağlıyor. Diğer Gmail ve Google Takvim uygulamalarıyla da entegre bir şekilde çalışması siz ve takım arkadaşlarınız için bir avantaj. Google ve ürünlerinin kişiler ve kurumsal hayatta ne kadar yaygın olduğunu düşünürsek, herkese hitap edecek, pratik bir uygulama olduğu açıkça ortada. Hangouts, her platformda kullanılabiliyor; Chrome eklentisi ile tarayıcınız üzerinden bile kullanabilmek mümkün.
Hatta salgın sürecinde Google’ın yaptığı açıklamaya göre “1 Temmuz 2020’ye kadar G Suite müşterileri; daha büyük toplantılar (250’ye kadar katılımcının bulunduğu), canlı yayın ve kayıt gibi gelişmiş Hangouts Meet video konferans özelliklerinden yararlanabilir. 1 Temmuz’dan sonra Hangouts Meet işlevleri, müşterinin sürümüne bağlı olarak tekrar G Suite Basic, Business veya Education sürümlerinde sunulan işlevlere dönecek. Ancak kaydedilen toplantılar, yine toplantı sahibinin Drive’ında kalacak.”
https://meet.google.com/ adresinden giriş yaparak kullanabilirsiniz.
Zoom
Zoom Video Communications, 2011 yılında kurulan ve merkezi San Jose, California’da bulunan ve bulut tabanlı yazılımlar üreten bir firma.
Zoom, bizlere chat ve video konferans hizmeti, webinar ve dosya paylaşımı, konferans sırasında ekran paylaşımı gibi özellikler sunan ve sade arayüzü ile bu süreçte şirketlerin bir numaralı yardımcılarından biri. Hatta sosyal medyada İngiltere Başbakanı Boris Johnson’ın da kabine toplantısını Zoom üzerinden gerçekleştirdiğini gözlemlemiştik. İngiliz hükumetinin bir çok üst düzey yetkilisi de bu uygulamayı kullanıyor. Zoom’un son iki ayda mevcut durumlar nedeniyle aktif kullanıcı sayısının %67 arttığını söylemeliyiz.
Programın 2 kişiden kalabalık toplantılarda görüşme süresi 40 dakikayla sınırlıdır, bu yüzden 40 dakika sonunda bağlantının tekrar kurulması gerekir. (Ücretli versiyonlarında tabii ki daha fazla özellik mevcut.)
Zoom programını kullanmak için uygulamayı indirmenize gerek bulunmaz, size iletilen linke tıklamak bağlantı kurmanız için yeterlidir.
https://zoom.us/ adresinden ulaşabilirsiniz.
Cam Scanner
Evraklarınızın fotoğrafını çekip tabii ki saklayabilirsiniz ancak bu yeterli bir yöntem mi? Telefonunuz ile belge ve döküman tarayıp PDF’e çevirmenize imkan sağlayan muhteşem bir uygulama ile karşınızdayız. Belgelerinizin otomatik olarak sınırını belirleme, kırpma ve perspektifini ve rengini düzenleme gibi detaylı özelliklere sahip.
Yalnızca PDF değil bir çok uzantı ile dosyalarınızı kaydetmenize imkan sağlıyor.
Üstelik uygulama hafızasında başka bir yere kaydetmeden gönderdiğiniz belgeleri saklama yeteneğine sahip. Cam Scanner’ın Premium versiyonu da mevcut ancak ücretsiz versiyonu ile buna hiç ihtiyaç duymuyorsunuz. Ayrıca görüntüyü analiz ederek örneğin kartvizitleri ve dokümanları farklı dosyalarda kategoriye ayırıyor ve saklıyor. Anlık olarak fotoğraf çekmesinin yanı sıra albümünüzdeki mevcut fotoğrafları da tarayabiliyor. Taramalarınızı e-posta ya da bir çok uygulama üzerinden de paylaşma seçeneği sağlıyor. Kişileri ekleyip belgenizi görme ve yorum yapma imkanı da sunuyor. Özellikle ofis dışındayken bir tarayıcıya ihtiyaç duyacağınız zaman yanınızda olması ile büyük kolaylık sağlıyor.
Evernote
Evernote Corporation tarafından geliştirilen bu uygulama bir not alma uygulaması. Sadece not alma uygulaması olarak Evernote’u basite indirgemek haksızlık olur, çünkü detaylı özellikleriyle yıllardır birinci sırayı kimseye kaptırmıyor. Metin, web sayfası kaydı, fotoğraf, ses kaydı, el yazısı gibi özelliklere sahip. Blog yazısı, istatistik, yemek tarifi, market alışverişi yani aklınıza ne gelirse kaydedebilme olanağı sağlıyor. Üstelik notlarınızı karşı taraf ile paylaşabilir ve düzenlenmesi için gönderebilir ya da toplantılarınızı sesli bir şekilde kaydedebilirsiniz. Google Chrome eklentisi sayesinde web tarayıcınızda saklamak istediğiniz bağlantıları uygulamayı açmadan kaydedebilirsiniz. Etiketleme özelliği sayesinde kategorize edilebilir ve bir çok farklı iş için kullanabilirsiniz.
Telefon, tablet ve bilgisayarları senkronize etme olanağı sağlayan Evernote, 60 MB depolama alanına sahiptir. Bunun yanı sıra hazır taslakları ile notlarınızı verimli bir şekilde organize edebilir ve liste yapmaktan proje planlamaya, stok tablosu, satış raporu kısacası aklınıza gelen bir çok işlemi kolayca yaparken bunları hatırlatma özelliği de içeriyor.
Yazmayı ve çizim yapmayı seven kişiler için Evernote’un harika bir özelliği daha var. İki yüz yılı aşkındır Van Gogh, Picasso, Hemingway gibi birçok sanatçı ve düşünürün kullandığı ünlü Moleskine defterlerin Evernote ile entegre çalıştığını söylemek isteriz. Moleskine’in Evernote için özel ürettiği defterler ile yaptığınız çizimler ve aldığınız notları akıllı kodlar ile taratıp dijitale aktarmanız mümkün. Ayrıca Evernote Moleskine defteri satın aldığınızda bedava Evernote 3 aylık Premium üyeliğe de hak kazanıyorsunuz.
https://evernote.com adresinden ulaşabilirsiniz.
Slack
Bulut tabanlı bir ekip çalışmasına dahil olmak ister misiniz? Kanadalı geliştirici Stewart Butterfield tarafından kurulan Slack, Silikon Vadisi’ndeki büyük firmalar tarafından da aktif olarak kullanmakta. LinkedIn, Google, Intuit, PayPal, eBay, Uber, Buffer, Yahoo, Dropbox, Pinterest, GitLab bunlardan bazıları. Toplantılarınızı yapabileceğiniz, ayrıca ekipteki arkadaşlarınıza iş atama, proje takibi gibi konularda da paylaşım yapabileceğiniz bir uygulama türü. Evden çalıştığımız şu zamanlarda ekibinizle organize bir şekilde işlerimizi takip edebileceğimiz uygulamalardan. Slack’in bize sağladığı en güzel özelliklerden birisi de ayrı projeler için ayrı gruplar oluşturup, takip edilmesi gereken işleri ve kişileri kategorize edebilmek. Bunun yanı sıra belge ve dokümanları da herkesin görebilmesine imkan sağlıyor. Slack’de kanallar kurabiliyor ve departman ya da konuya göre mesaj, tartışma ve bildirimleri ayırabiliyorsunuz. Bir projede farklı kanal, grup ya da departmanlar oluşturup, bunlara özel mesajlar atabiliyor ve diğer ekip üyelerini rahatsız etmemiş oluyorsunuz. Ya da yazdığınız bir mesajı “@here” komutu ile tüm ekibe ulaştırabiliyorsunuz.
Microsoft Teams
Microsoft Office 365’in bünyesine dahil ettiği Teams, ekiplerin online chat, video konferans ve belge paylaşımı yapabildiği bir sistem. Merkezi bir noktadan ekibinizle iş akışını takip etmenizi sağlıyor. Takvim paylaşma, Word, Excel ya da Power Point paylaşma özellikleri de bulunuyor. Ekibinizle “notlar” bölümü üzerinden OneNote ile entegre çalışan ortak bir ajandaya sahip olabiliyorsunuz. Teams’in öne çıkan özelliklerinden biri de ekibinize yeni katılmış bir kişinin tüm geçmişi görüp iş akışına hakim olabilmesi. 2020 Mart ayının son haftasında aktif kullanıcı sayısı 44 milyona ulaşan Teams, Microsoft 365’in iş hayatını kolaylaştırmak için yaptığı çalışmalardan biri.Bill Gates’in de evden çalışırken ekibiyle Teams sayesinde iletişim kurduğundan bahsettiği bu Microsoft uygulaması, ekiplerin uzaktan çalışma sistemlerini aksatmadan devam ettirebilmesi açısından her detayı düşünülmüş bir sistem.
https://products.office.com/tr-tr/microsoft-teams/group-chat-software adresinden ulaşabilirsiniz.