İyi Bir İş Planı Nasıl Hazırlanır?

Yorum yapın

“60 dakikam olsa, 55 dakikasını düşünmek, 5 dakikasını da aksiyon için kullanırdım.”

– Albert Einstein

İş planı, yatırımcı arayan girişimcilerin yatırımcılara vizyonlarını ve hedeflerini net bir şekilde aktarmak ya da finansal destek alabilmek için vizyon ve hedeflerini net bir şekilde aktardıkları bir yol haritasıdır. Özellikle yeni işletmeler için yararlı gibi gözükse de, aslında her şirketin bir iş planı olmalıdır. Yeni bir yöne gitmeye karar veren yerleşik bir işletme için de iş planı oluşturmak oldukça önemlidir.
İyi olduğuna inandığınız bir fikriniz var ve bunu hayata geçirmek istiyorsunuz, öncelikle bir iş planı oluşturmalısınız. Ne yazık ki bir çok fikir ve işletmeleri büyütmeye yönelik hedefler doğru oluşturulmuş bir iş planı olmadığı için tarihin tozlu sayfalarında kaybolup gitmeye mahkum oluyor.
Veriler ile desteklemek gerekirse, yapılan araştırmalara göre küçük ölçekli işletmelerin % 27’si iş planı oluşturmadığı için sektörün gerisinde kalarak ilerleyemiyor ve kalıcı olamıyor. Bu nedenle, iş planınızı doğru ve eksiksiz olarak oluşturmaya ayırdığınız zaman, işletmeniz için yapabileceğiniz en güzel yatırımlardan biridir.
Peki, bir iş planı nasıl olmalıdır? Basit şekilde anlatacak olursak; iş planı, işletmenizin hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmak için kullanacağınız stratejileri, örgütsel şemanızı, iş planınızı nasıl finanse edeceğinizi, sermayenizi karşınıza çıkabilecek problemleri ve nasıl çözeceğinizi kapsamalıdır.
İş planı hazırlarken izlemeniz gereken adımlar ve detayları şöyledir;

  • Araştırma Yapmak
    İş planı bir gecede hazırlanmaz. İş planı oluştururken yapılacak araştırmanın önemini Global Kitle Fonlama Platformu A.Ş. Genel Müdürü Hakan Yıldız, “İş planı yazmaya ayrılan sürenin iki katını bunu nasıl yapacağınızı araştırmaya ayırmalısınız” diyerek altını çiziyor. İhtiyacınız olan tüm verileri detaylı bir şekilde araştırmalı, ürün / hizmet ve pazarı iyi etüt etmeli, oluşacak her soru ve soruna net cevaplar ve çözümler buluyor olmalısınız. İş planı oluştururken yapılan en büyük hatalardan biri de tek başına ilerlemeye çalışmak ve dahil olduğunuz ekibi konuya dahil etmemek, onların bilgi birikimi ve araştırmalarından yararlanmamaktır. Bu yüzden fikir size ait olsa bile araştırmalarınızı ekip halinde yapmalı ve iş planınızı kabul görür bir hale getirebilmek için “bir elin nesi var, iki elin sesi var” atasözünden yararlanmalısınız.
  • Yönetici Özeti
    Bu bölüm iş planınızı finanse edecek yatırımcıya ya da yöneticiye iş planında olan bilgileri net bir şekilde özetlediğiniz, projenizin tamamını tanıtacağınız ve ikna ederseniz kabul alabileceğiniz altın bölümdür diyebiliriz. Yönetici özeti, iş planının başında yer almasına rağmen, iş planı bitince yazılarak en başa eklenir. İş planınızın önemini vurgulayan, geçtiğiniz yolları ve nereye varacağınızı, bu işi yaparken ne kadar istekli ve gayretli olduğunuzu karşı tarafa aktarabileceğiniz bölümdür. Ayrıca iş planınızdaki diğer bölümleri de yansıtacak şekilde yazılması gerekir. Yönetici özetinin başta yer alması fakat en son yazılmasının nedeni budur. Yönetici özetinde fikrinizin kabul görmesi için geçmiş başarılarınıza ve destekleyici ikna cümlelerine de yer verebilirsiniz. Eğer ürün veya hizmetiniz mevcut pazarda var ise rekabet stratejinize odaklanarak planınızı güçlendirebilirsiniz. Ayrıca sunacağınız grafikler varsa yazılı metin yerine bunları da ekleyebilir ve ilgi çekici görünmesini sağlayabilirsiniz. Yönetici özetinizi okuyacak kişinin, işin baştan sona doğru bir şekilde planlandığını ve işe yarayıp yaramayacağı hakkında fikir edinmesi gerekir. İş planınızın okunmaya devam edilmesi genellikle yönetici özetinin bıraktığı izlenime bağlıdır.
  • Şirket Profili Oluşturun
    Bu bölümü oluştururken bulunduğunuz sektörle ilgili kısa bir ön bilgiye yer vererek daha sonra şirketinizi tanıtabilirsiniz. İşletme profilinizi oluştururken kuruluş tarihinden bu yana geçen süreci, ürün ve hizmetleriniz ile hedef kitlenize nasıl bir değer yarattığınızı, öne çıkan özelliklerinizi yazarak vizyon, misyon ve hedeflerinizden, pazarda nasıl fırsatlar yaratacağınızdan ve stratejilerinizden bahsedebilirsiniz. İlk kez şirket kuracaksanız, neden böyle bir girişimde bulunduğunuzla ilgili detayları ekleyebilirsiniz. İşletme profilinizi doğru bir şekilde aktarmak ve ilgi çekici bir dille bunu yapmak oldukça önemlidir.
  • Ürün ve Hizmet
    Bu bölümü hazırlarken oldukça detaylı bir şekilde piyasa araştırması yapılması gerekmektedir. Pazara sunacağınız ürün ve hizmetlerden bahsetmelisiniz. İşletmenizin sunduğu ürün ya da hizmetlerin özelliklerini, rakiplerinizle sizi ayıran farkları, ürün/ hizmetin faydalarından bahsedebilirsiniz. Sunacağınız hizmet ve ürün ile müşterilerinizin gözünde nasıl bir imaj yaratmak istediğinizi de aktarıyor olmalısınız. Rakiplerinizin ürün ve hizmetlerini tanımlayabilir, fiyat – fayda – hizmet – kalite, satış gibi konularda karşılaştırmalar yapıp ürünü ve hizmetinizi detaylandırabilirsiniz.
  • Pazarlama Analizi
    Bu bölüm yönetici özetinden sonra sizi en çok zorlayacak, ancak doğru ilerlerseniz şansınızı en çok arttıracak bölümdür. Şirketiniz için pazarlama bileşenlerini nasıl ve şekilde kullanacağınıza dair detaylı bilgi içermesi gerekir.
    Öncelikle iş planınızı değerlendiren kişiye mevcut pazar ile ilgili genel bir bilgi vermelisiniz. Hedeflenen pazardaki rekabet ortamından, rakipleriniz ve öne çıkan özelliklerinden, pazardaki konumlandırmanızdan bahsedebilirsiniz. Pazarlama analizi bölümünde istatistiksel bilgiler paylaşmanız karşı tarafta anlaşılır bir resim çizmenize yardımcı olur. Mevcut pazar büyüklüğünü gören bir yatırımcı şirketinizin potansiyelini daha olumlu değerlendirecektir. İşletmenin zayıf, güçlü yönlerini belirleyebilir, zayıf noktaların nasıl fırsata dönüştürebileceğini aktarabilirsiniz. Gelecekle ilgili beklentinizi ve büyüme oranlarınızı, fiyatlandırma politikanızı, maliyetin ne zaman getiri sağlayacağını, nasıl kar edeceğinizi, reklam ve tanıtımınızı yaparken nasıl ve hangi kanallardan ilerleyeceğinizi detaylı bir şekilde anlatabilirsiniz.
    Pazarlama bölümünde değineceğiniz bir diğer konu da müşteri analizidir. Kimlere hitap edeceğiniz; hedef kitlenizin kısa bir analizi ve demografik bilgileri, sunacağınız ürün ve hizmet ile müşterinin hangi ihtiyacına hitap edeceğiniz, müşterinin yaşayacağı potansiyel problemlere karşı çözüm önerilerinizi içermeli ve hedef kitleniz için gerekliliğini de vurgulamalıdır.
  • İşletme Yönetimi
    İyi bir fikri hayata geçirmek için kimlerle yola çıktığınızı ve neler yapılacağını belirten bir organizasyon şemasına ve iyi bir ekibe sahip olmak oldukça önemlidir. Bu sebeple yönetim ve personellere ait bilgiler iş planınızda muhakkak yer almalıdır. Organizasyon şemanızdaki personellerin öne çıkan özelliklerinden, size hedefinizde hangi noktalarda destek vereceğinden veya başarılarından bahsedebilirsiniz. Bu bölüme CV eklemeniz önerilmez, ancak detaylandırmak isterseniz iş planınızın ekinde CV lere de yer verebilirsiniz.
  • Finansal Bilgiler
    Bu bölümdeki bilgiler yalnızca iş planınızı sunarken değil, sizin de her zaman elinizin altında bulunması gereken verilerdir. Gelir – gider tablolarınız, nakit akışınız, geçmiş finansal verileriniz ve bilançolarınıza bu bölümde yer vermelisiniz. Daha sonra bu veriler ışığında potansiyel maliyetlerinizi içeren bir çalışma hazırlamalısınız. Sabit maliyetleriniz, işletme maliyetleriniz ve yatırım maliyetleriniz ile ilgili hesaplamalar, ürün ve hizmetinizin getiri beklentisi ne olacak, ürün ve hizmet yatırımı kendini nasıl amorti edecek gibi soruların net ve sayısal değerlerini içermeli ve en önemlisi de vergi kanunlarına uygun olmalıdır.
    Finansal bilgiler hazırlarken geçmişe yönelik tablolarınızı da iş planınızın eklerine ilave edebilirsiniz, ancak şunu unutmamanız gerekiyor; tablolarınız sade ve gerçeği yansıtan verileri içermeli ve değerlendiren kişide kafa karışıklığına yol açmamalıdır. Unutmayın, ürün ya da hizmetinize yatırım yapacak kişiye anlatmak istediklerinizi -özellikle finansal konularda- doğru aktaramazsanız, size yatırım yapmak istemeyecektir.
    Peki, bir işe başlamadan önce maliyetlerini nasıl kesin ve net olarak çıkartabilirsiniz?
    Öncelikle kimsenin sizden kesin ve yüzde yüz rakamlar beklemediğini bilmelisiniz. Finansal öngörülerde bulunurken iş planınızda sunmanız gereken şey bu verileri nasıl işlediğiniz ve gerçekçi bir plana dökebildiğinizi gösterebilmenizdir. Ayrıca daha önce bu alanda bir faaliyet gösterdiyseniz, geçmiş finansal verileriniz de size yardımcı olacaktır. Ya da tamamen yeni bir girişimde bulunuyorsanız benzer işlerde faaliyet gösteren muhasebe ve mali müşavirliklerden danışmanlık alabilirsiniz. Tabii ki finansal okuryazarlığınızın olması da oldukça büyük bir avantaj, bununla ilgili de kendinizi geliştirmelisiniz. Öte yandan değişken elementleri de göz önünde bulundurmayı ihmal etmemelisiniz. (döviz kuru, enflasyon oranı, vergiler vs.) Bu, verilerinizin daha gerçekçi olması konusunda size destek olacaktır.
    Yatırımcılar, senaryolarınızda ufak değişiklikler olursa ya da planladığınız iş beklediğiniz gibi gitmezse bunun projeniz üzerindeki etkilerini simüle etmek isteyebilirler. Bu yüzden, siz de bunlara hazırlıklı olmalı ve işinizi kolaylaştırmak için iş planınızı hazırlarken olabilecek senaryoları göz önünde bulundurmalısınız.
  • Yaşanabilecek Riskler
    İş planınızdaki potansiyel riskleri öngörebilmek hedefleriniz açısından kritik önem taşır. Riskler, sizi ilgilendirdiği kadar, yatırımcılar veya destekçilerin de bilmesi gereken önemli olgulardır.
    İşletmenizde yaşanabilecek tüm riskleri açık bir şekilde bu bölümde anlatmanız gerekir. Yaşanabilecek olası riskleri ve bu riskler meydana geldiğinde neler yaparak olumsuzlukları ortadan kaldıracağınızın da farkında olduğunuzu ifade etmeniz gerekir. Risk, her zaman ve her alanda söz konusudur; ancak önlem alındığı zaman daha az zararla atlatılabilir. Riskleri iyi analiz etmeniz size olumlu bir dönüş sağlayacaktır. Çünkü yatırımcılar güvenebilecekleri ve mevcut durumlarının analizini yapabilen öngörü sahibi girişimcilerle çalışmak ister.
    Kurulması planlanan ya da mevcut işletmelerin strateji ve hedeflerine ulaşmak için hazırlanan iş planı, başarıya ulaşmak için bir rehber niteliğindedir. Yukarıdaki maddelerden yararlanarak İyi bir ön hazırlık ve doğru bir araştırma ile sağlıklı bir yol haritası oluşturabilirsiniz.
    Girişimci misiniz? Ya da mevcut işletmenizde yeni stratejilerinizi hayata geçirmek için iş planı mı hazırlıyorsunuz? Finansal hedeflerinizi planlarken maliyetlerinizi düşürmek ve iş dünyasında prestijli bir yer edinmek isterseniz, Profis’in “Sanal Ofis” ya da “Hazır Ofis” çözümlerini de iş planınıza dahil etmenizi öneririz. Profesyonel alt yapısı sizin için oluşturulmuş toplantı odalarımızı kiralayarak çalışmalarınızı veya iş görüşmelerinizi de ofisimizde gerçekleştirebilirsiniz. Siz hedefinize odaklanırken, biz de arka planda işlerinizi yönetir ve sürecinize katkıda bulunmuş oluruz.
    Bol şanslar!

Konfor Alanınızın Dışarı Çıkın

Yorum yapın


Konfor alanı, kişinin kendini en rahat ve güvende hissettiği görünmez bir bölgedir. Rutin olarak yaptıklarımız, alışkanlıklarımız konfor alanımızın içindedir. Örneğin; sürekli aynı yemekleri sipariş etmek, aynı gazeteyi okumak, hep aynı yerde tatil yapmak, hep aynı yoldan gitmek konfor alanımızı tanımlar. Ancak konfor alanı -kulağa çok sakin ve huzurlu bir tanım gibi gelse de- aslında mevcut durum ile idare etmek, risk almaktan kaçınmak ve en kötüsü de aslında yeniliklere açık olunmayan tehlikeli bir bölgedir.
İnsanın ilkel zihniyeti yalnızca kişinin temel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurur ve bununla yetinmek ister. Fazlası konfor alanından çıkmak anlamına gelir ve bu noktada kişide atalet duygusu ağır basar. Çoğu insan hafta başında diyete ve spora başlama kararı alır, ancak mevcut alanınızdan çıkıp yeni şeyler deneyimleyeceğiniz için stresli hisseder ve konfor alanınız buna engel olduğu için böyle kararlardan çabuk vazgeçersiniz.
Konfor alanı, insanın kendi yarattığı bir tuzaktır aslında. Her gün işe gidip mesai süresince görevlerimizi yerine getirerek aslında her şeyin yolunda gittiğini düşünürüz. Çünkü yıllardır orada çalışıyor ve işimize de çok hakim olduğumuzu düşünüyoruzdur. Aslında bu düşülecek en büyük yanılgılardan biridir. “Her şeye aşinayım, her şeyin akışındayım” mantığıyla ilerlemek kişinin sürekli kendini tekrar etmesinden başka hiçbir şeye yaramayacak, aksine onu olduğu yerde geriletecektir.
UNESCO yaşlılık tanımı şöyledir; “Bir insan konfor alanı dışına çıkamıyorsa yaşlıdır. Kişi yeni şeyler öğrenmiyorsa, artık şaşırmıyorsa, çoğu şeyi bildiğini düşünüyorsa, merak etmiyorsa, keşfetmiyorsa yaşlıdır. Gelişim için cesaret ve konfor alanını terk etmek gereklidir.”
Nissan Motor’dan Norio Kugure, müdürünün ona söylediklerini şöyle aktarıyor. “İşini altı ay boyunca hiçbir değişiklik yapmadan aynen devam ettirecek olursan, hiçbir gelişme ve iyileşme sağlayamazsın.”
Peki, bizler konfor alanımızdan çıkmak için neler yapabiliriz?
Değişim ve dönüşümü yakalamak için konfor alanımızın verdiği esaretten kurtulmaya cesaret etmeniz gerekiyor. Öncelikle konfor alanınızı belirlemeli ve bundan kurtulmak için kendinize hedefler koymalısınız; sahip olduğumuz alışkanlıkları değiştirmeli ve risk almaktan korkmamalısınız.
Gelişen dünyada her şey çok hızlı ilerliyor. Hangi alanda kariyerimizi sürdürürsek sürdürelim her gün bilgi ve becerilerimizin üzerine bir yenisini eklemezsek maalesef fark edilemeyen, kimse tarafından tercih edilmeyen kişiler olarak kariyerimize devam etmekten öteye geçemez ve ilerleyemeyiz.
Yapılan araştırmalar stresin ve risk almanın kişinin performansını yükselttiğini ve yaratıcılığını arttırdığını gösteriyor. Bunu destekleyen bir örnek olarak, başarılı insanlara baktığımızda konfor alanlarına sıkışıp kalmadıklarını ve sürekli bir değişim halinde olduklarını gözlemleyebiliriz. Başarılı insanlar, sahip oldukları şeylerin rehavetine kapılmaz ve konfor alanlarının onları engellemesine izin vermezler. Her zaman erken kalkmaya, üretmeye, çalışmaya odaklı insanlar olurlar ve bu sayede aktif bir şekilde kariyerlerine devam ederler.
Kurumsal hayatta faydasını çok gördüğümüz SWOT analizini (güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler) kişisel olarak kendinize uygulayabilir ve konfor alanınızdan nasıl çıkacağınız ile ilgili bir harita çıkartabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken konfor alanınız dışında yapmak istediğiniz değişim için kendinize bir hedef koymaktır. Bu hedef yapmak istediğiniz değişimi gerçekleştireceğiniz süre ve/veya değişimde ulaşmak istediğiniz bir seviye olabilir. Sonrasında bu hedefe ulaşmak için sahip olduğunuz güçlü yanlarınızı ve zayıflıklarınızı listeyebilrisiniz. Hedefinize ulaşmanızda sizin dışınızda gelişebilecek engelleri yani tehditleri ve yararlanabileceğiniz fırsatları da listelediğinizde geriye kalan bunlardan yararlanarak kendinze bir yol haritası oluşturmaktır. Bu yol haritanızda zayıflıklarınızı giderecek uygulamalar, tehditlere karşı alacağınız önlemler ve fırsatlar karşınıza çıktığında yararlanmak için izleyeceğiniz yollar olmalıdır. Güçlü yanlarınızın bilinciyle oluşan özgüvenle yol haritanızdaki uygulamaları gerçekleştirdiğinizde yapmak istediğiniz değişimi konfor alanınızdan çıkarak kolaylıkla başabilirsiniz.
Kişi mevcut durumunun dışına çıkacağı bir alan söz konusu olunca stresli, kaygılı ve endişeli hisseder. Aslında bu kısım “öğrenme alanı” dediğimiz kısımdır ve yeni bilgiler edineceğimiz, beceriler kazanabileceğimiz bir bölgedir ve gelişim burada başlar.
Konfor bölgenizin dışına çıkmak, ilk başta rahatsız hissettirse bile bunu gelişiminiz için mutlaka yapmanız gerekir. Sizi zorlayacak mekanizmaları küçük de olsa devreye soktuğunuzda, hiçbir şeyin başlangıçta korktuğunuz kadar kötü olmadığını keşfedebilirsiniz.
İnsanın gelişimi yaşamının sonuna kadar devam eder. Bu yüzden kendinize yatırım yapmalısınız. Tekdüze bir yaşamdan kaçınmak ve bilmediğiniz alanları keşfederek kendinizi sürekli geliştirmelisiniz.
Bunun için bazı alışkanlıklarınızı değişik şekilde yaparak başlayabilirsiniz. Göreceksiniz ki, farklılıklar hoşunuza gidecek. Siz yıllardır kendi içinizde düzeninizi koruyor olduğunuzu düşünebilirsiniz, ancak yıllar içinde siz de değişmiş ve aslında hoşunuza gidecek şeyleri deneyimlemediğiniz için hala onlardan hoşlandığınızı sanıyor olabilirsiniz.
Diğer yandan gündemi ve teknolojiyi yakından takip etmeli, okumayı alışkanlık haline getirmelisiniz. Sadece iş hayatında değil, normal hayatta da sizi geliştirecek alanları merak edip araştırmaya çalışmalısınız. Yeni bilgiler beynimizin aktif çalışmasına yardımcı olurken ufkumuzu da geliştirir.
Bazı insanlar konfor alanının içinde o kadar sıkışmıştır ki, teknoloji çağında olmamıza rağmen ihtiyaç duyduğu bilgiyi internette bir arama motoruna yazıp bulmaktan bile imtina edip, ihtiyacı olan bilgi eline hiç uğraşmadan ulaşsın ister ve hemen yakınındaki birine sorar veya yaptırmak ister. Örneğin, iş hayatında çoğu kişi buna çok meyillidir; bir konuda yardıma ihtiyaç duyduğunda kolay yoldan işini halletmek için bu yönteme başvururlar. Konfor alanınızı terketmek için, böyle bir durumla karşılaştığınızda kendinize “bunu ben yapabilir miyim?” diye sormalı ve birinden yardım almadan buna ulaşmayı denemelisiniz. Öğrenme alanına geçtiğinizde bunu kendi başınıza çözüyor olmanız sizin performansınızı da arttıracaktır.
Konfor alanından çıkmak için izleyeceğiniz diğer yol şöyledir; idol olarak gördüğünüz kişileri ya da rakiplerinizi takip edip onların başarılarını gözlemleyerek kendi performansınızı nasıl ve ne şekilde arttırmanız gerektiğini analiz ederek harekete geçebilirsiniz.
İşimizde ve kariyerimizde öğrendikçe, davranışlarımızı uyarlamamız gereken durumlarla sürekli olarak karşı karşıya kalırız ve ancak bu şekilde konfor alanımızdan uzaklaşabiliriz.
İnsanları hayallerini takip etmekten ve yeniliklerden alıkoyan en büyük bariyer konfor alanıdır. Başarısızlık veya “hata yaparım” korkusu konfor alanınızdan çıkmaya cesaret edemediğiniz sürece sizi sürekli tedirgin etmeye devam edecektir. Öğrenme alanına ufak dahi olsa bir adım attığınızda çemberin diğer tarafına geçecek ve konfor alanının insanı nelerden alıkoyabileceğini kendi gözlerinizle göreceksiniz.
Hayalleriniz ve başarabilecekleriniz mi, yoksa konfor alanı ve monoton alışkanlıklarınız mı? Yeni yılda kendiniz için bir şey yapın ve zaman kaybetmeden küçük bir adım atarak konfor alanınızdan hemen çıkın.

Risk Yönetimi Nedir?

Yorum yapın

“Sadece fazla ileri gitme riskini göze alanlar ne kadar ileri gidebileceğini öğrenir.”

-Thomas Stearns Eliot

Günlük ya da iş hayatımızda gelecek ile ilgili planlar yapar, bir yandan da bizi nelerin beklediğini bilemeyiz. Risk, genel bir tanım olarak amaç ve hedeflerimizin gerçekleşmesini engelleyebilecek bir olay veya durumdur. Bir açıdan da risk, belirsizliği ifade eder. Aslında her aksiyon, her karar içinde risk barındırır.

Risk Yönetimi Nedir?

Riskleri tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir, ancak alınacak önlemlerle riske ilişkin durumun meydana gelme olasılığı veya etkisi azaltılabilir. Bu açıdan bakıldığında risk yönetimi oldukça başarılı olmak bakımından büyük önem taşır. Risk yönetimi, şirket faaliyetlerini gerçekleştirirken oluşabilecek potansiyel riskleri analiz ederek, bu riskleri ve doğacak kayıpları en aza indirgemeyi amaçlayan uygulamalar bütünüdür.
Öte yandan risk yönetimi planlanırken, risk almanın başarı ve büyümeye olan katma değeri de göz önünde bulundurularak -doğru strateji ile ilerlenirse- şirketler bu durumu kendileri için pozitif bir veriye dönüştürebilirler.
Risk ve kriz genel olarak birbiriyle karıştırılan kavramlardır. Ancak farklı olmalarına rağmen risk ve kriz birbiri ile ilişkilidir. Risk yönetimi güçlü olursa, kriz yaşanması engellenebilir veya kriz daha az hasarla atlatılabilir. Risk yönetimi sürecinde öngörülen risklerden biri gerçekleştiğinde bu durum kriz yönetiminin daha etkili uygulanmasını sağlar. Örneğin, bir şirketin fabrikasında yangın çıkması sonucu üretimin tamamen durması halinde önceden planlanmış önlemler kriz yönetimini kolaylaştırır.

Risk Yönetim Süreci

Risk yönetim süreci birbirine bağımlı beş işlem basamağından oluşur. Bu basamaklar:
• Riskin tanımlanması,
• Riskin değerlendirilmesi ve hesaplanması,
• Alternatif risk düzeltme araçları arasından bir seçim yapılması,
• Seçilen alternatiflerin uygulanması,
• Değerlendirme ve kontrol süreçlerini kapsamaktadır.
(Daft, 1991: 185).

Risk yönetimi son 10 yıldır yoğunlukla uygulanan, şirketlerin dinamiklerini korumak için en etkili yöntemlerden biri olsa da dünya çapında bir risk yönetim sistemine sahip olan bir şirket bile planlamadığı, alışılmamış risklerle karşı karşıya kalabilir. Olma olasılığı düşük, fakat etkisi yüksek bu gibi mega felaketlerde şirketlerin doğru kurgulanmış risk yönetimlerine ihtiyaçları vardır.
2020’nin başlarında bütün dünyayı etkisi altına alan ve hala devam eden Covid-19 salgını birçok şirket için iş sürekliliğine en büyük tehdit haline gelmiştir.
Covid-19 bizim için yeni olsa da, dünya çapında yaşanmış salgınların ilki değildir. Aslında, modern dünyayı etkileyen ölümcül virüslerin listesi oldukça uzun; İspanyol Gribi, Ebola Salgını, Domuz Gribi bunlardan bazılarıdır. Buna rağmen Covid-19 salgınından önce böyle bir salgına yani riske yanıt verecek önlemleri alan dünya çapındaki şirketlerin sayısı şaşırtıcı derecede düşüktür.
Notre Dame Üniversitesi’nden Tim Loughan ve Bill McDonald, 2018’de ABD şirketlerinin sadece yüzde 21’den azının bulaşıcı hastalık salgını riskini, kendilerini etkileyebilecek önemli bir faktör olarak gördüğünü ve bununla ilgili risk yönetimi planlarının olduğunu bildirdi.

Boston Üniversitesi’nden Tarek Alexander Hassan ve meslektaşları tarafından yayınlanan bir makalede, daha önce salgın riskinin yönetim planlamasını yapmış olan firmaların Covid-19 krizine hızlı yanıt verdiğini yayınladı.
Örneğin bu süreçte spor giyim markası olan Nike; Çin, Avrupa ve Amerika’daki sayısız çalışanı ile mağazalarını pandemi sürecinde kapatmasına rağmen, salgın riskini Covid-19’un yayılmasından çok daha önce faaliyetlerini etkileyebilecek önemli bir faktör olarak kabul etmişti. Daha sonra pandemi döneminde hızla bir dijital pazarlama kampanyası başlatarak daha düşük bir kar marjıyla da olsa % 5 gelir büyümesi elde etti.
Diğer bir yandan yine bir spor giyim markası olan Under Armour markası, pandemi döneminde hiçbir risk yönetimi planlaması yapmadığı için %23’lük bir düşüş kaydetti.
Risk yönetiminin şirket performansına olan etkisi görüldüğü üzere çok önemlidir. Potansiyel riskleri belirleyebilmek, krize hazırlıklı olmak şirketlerin performanslarını doğrudan etkiler. Kriz yönetimi, hem kuruluşlar hem de çalışanlar için artık daha önemli hale gelmesi gereken bir yönetim tekniğidir. Çünkü risk ile ne zaman karşı karşıya kalacağını öngöremeyiz, ancak önlemlerini alabiliriz.
Yaşadığımız bu dönemle birlikte, pandemi sürecinde tecrübe ettiğimiz konuları da göz önünde bulundurarak, -küçük ya da büyük ölçekli farketmez- işletmemizin risk yönetimi uygulamasını iyi yapmalıyız.
Örneğin, pandemi döneminde hayatımıza giren “yeni normal” kavramı ile birlikte dünya çapında şirketler uzaktan çalışma modelini benimsemeye başladı. Öncelikle insan sağlığı ve uzaktan çalışma modelleri, sonrasında küresel piyasadaki dalgalanmalar nedeniyle şirketler maliyetlerini düşürmeye yönelerek kullanılan ofis alanlarını da küçültme kararı aldı.
Siz de “yeni normal” dönemde, sağlığınızı ve şirketinizin maliyetlerini azaltmak için bir güncelleme yaparak risk yönetimi planlarınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz. Profis’in size sunduğu sanal ve hazır ofis modellerini tercih edip geleneksel ofis modellerini artık bir kenara bırakarak sizin için küçük, ancak şirketiniz için büyük adımı atabilir ve risk yönetim planlamalarınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Kaizen Nedir?

Yorum yapın

Kaizen Nedir?

Kaizen, kalite yönetimi çalışmaları ile bilinen Japon bir organizasyon teorisyeni ve yönetim danışmanı olan Masaaki Imai tarafından kullanılmaya başlanan bir toplam kalite yönetimi ilkesidir. Japonların yönetim anlayışında en önemli kavramlardan biridir. Özünde sürekli iyileştirmeyi ele alan Kaizen, kurumsal süreçlerin gelişimini kolaylaştırmayı amaçlar ve aynı zamanda Japonya’nın bugünkü başarısının da anahtarı olarak kabul edilir.
Japonca’da “Kai: Değişim” ve “Zen: İyi” sözcüklerinin birleşmesi ile oluşan Kaizen, “sürekli iyileştirme” anlamına gelmektedir. Taocu ve Budist geleneğinden esinlenen Kazien, “tüm toplum için gelişme ve herkes için iyileşme sağlama” anlamlarını taşır ve her günün bir öncekinden daha iyi olması düşüncesine dayanır. Japonlar Kaizen’i hayatlarının her noktasında uygularlar. Ünlü Sumo Güreşi sporu bile bu prensipten etkilenmiştir. Kaizen, Organizasyondaki tüm çalışanları kapsayan, iyileştirmelerin sağlanması için gereken aksiyonların düşük maliyetle gerçekleştirildigi sürekli iyileştirme sürecidir.
Kaizen ve Yenilik Arasındaki Fark Nedir?
Japonlar genelde ilerleme konusunda kademeli yaklaşımı, Batılılar ise büyük bir adımla ilerlemeyi tercih eder. Büyük adımlarla ilerleme yaklaşımı burada yenilik anlamına gelirken, Kaizen yaklaşımı ise, etkisini yavaş yavaş gösteren ve süreçler halinde ilerleyen bir uygulamadır. Kaizen ve yenilik arasındaki fark bir yere merdiven veya yokuş üzerinden gitme benzetmesiyle örneklendirlebilir.
Yenilik sonucu oluşturulan bir sistem kesintisiz bir çaba ile desteklenmezse sürekli olarak gerileyecektir. Ünlü Parkinson Kanunları’ndan biri şöyledir; “Bir organizasyon, yapısını bir kez oluşturduktan sonra gerilemeye başlar.” Yani mevcut durumun korunması için sürekli bir iyileştirme çabası gerekir.
Yenilik, tek bir eylem olup performans ve standartların kabul görülür olduğu sürece daha iyiye gitme çabalarının azaldığı bir durumken, Kaizen stratejistleri, standartların geçici olduğuna inanır. Sürekli iyileştirme çabalarını sürdürür ve bu standartları da bir atlama taşları gibi görürler ve bir problemi çözmeden diğerine geçmezler. Bu yönteme “Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al” (PUKÖ) yöntemi denir.

PUKÖ Nedir?
Dr. W. E. Deming tarafından ortaya atılan kalite yönetimi yaklaşımıdır. İyileştirme faliyetlerini gerçekleştirmek, sonuçlarını kontrol etmek ve sağlanan ilerlemenin kalıcı olması için yürütülen faaliyetlerdir. Adım adım plan yaparak karmaşık sistemleri kısa sürede sonuca ulaştırmak için kullanılan faydalı bir yöntemdir.
Planla: Planlanan işin 5N1K ile planlandığı aşamadır; kimler tarafından, neden, nasıl, nerede, ne zaman, ne kadar sürede yapılacağı kararlaştırılır.
Uygula: Planlanan işin, belirlenen kişi, belirlenen yöntem ve zamanlarda aksiyon alındığı adımdır.
Kontrol Et: Planlanan hedeflere ne kadar ulaşıldığı belirlenir. Eğer hedeflere ulaşıldıysa yapılan uygulama faaliyetleri kontrol edilerek standartlaştırılır.
Önlem Al: Planlanan faaliyetler ile yapılan uygulamalar arasında ortaya çıkan farklılıkların nedenleri araştırılır ve bunların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler başlatılır.

Görüldüğü gibi Kaizen felsefesinin kaynağı sürekli iyileştirmedir ve sonuçtan cok süreç ile ilgilenir.
Kaizen, Batılı inancın aksine özünde insana yatırımı benimsediği için, kişilerin sürece yönelik çabalarını destekleyen de bir yönetim sistemidir. Bu süreç, düşünce ve davranış olarak çalışan herkesin, her durumu tartışmaya açması ve sonra bunu iyileştirmenin yollarını aramasıdır. Hem yönetim hem de çalışanlar her gün iyileştirecek bir şey bulmalıdır. İyileştirme olanaklarının araştırılması herkesin, özellikle de o işte çalışanların görevidir.
Nissan Motor’dan Norio Kugure, yeni müdürünün ona söylediklerini şöyle aktarıyor. “İşini altı ay boyunca hiçbir değişiklik yapmadan aynen devam ettirecek olursan, hiçbir gelişme ve iyileşme sağlayamazsın.” Bu da bize Kaizen’in sadece çalışma hayatı için değil, genel olarak da hayatımıza uygulamamız gereken bir felsefe olduğunu gösteriyor.
Nissan Motor’dan Eiichii Yoshida, Kaizen iyileştirme programlarında çalışanların sunduğu iyileştirmelerin çoğunluğunun kendilerinin yerine getirebileceği değişiklikler olduğunu gözlemlemiştir. Yoshida, yöneticilerin çalışanlarını cesaretlendirerek onlardan öneri istemeleri gerektiğine inanıyor. Sadece bu yöntemle 1980 – 1981 yılları arasında Nissan Motor’un robot arızalarını yarıya indirildiğini deneyimlediklerini aktarıyor.
Bu yüzden çalışanlarına kalite bilincini işleyebilen bir şirketin, kaliteli üretim yolunu da zaten yarılamış olacağı söylenebilir. Bu şekilde insanlara Kaizen bilinci de kazandırılabilir.
Aisin – Warner yöneticisi Haruki Sugihara, bunu “Öneri planına olumlu katılım, her çalışanın problemlerin bilincine varmasını sağlar ve işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olur.” şeklinde ifade ediyor
Problem Çözmede Kaizen Yaklaşımı
Kaizen’in 7 prensibi şunlardır;
1. Problemi kabul etmek,
2. Çok para gerektirmeyen projeleri seçmek,
3. Önce “bizim” problemlerimize bakın, “onlarınkine” değil yaklaşımını benimsemek,
4. Tek ölçütü ekonomik çıkar olarak belirlememek,
5. Önceliği saptamak. Projeyi kalite, maliyet, dağıtım vs. ilkelerine dayalı olarak yürütmek,
6. Planla, uygula, kontrol et, önlem al (PUKÖ) çevrimini izlemek,
7. Doğru çözüm araçlarını kullanmak.

Kaizen mevcut bir problemin fark edilmesiyle başlar. Genelde problemin neden olduğu rahatsızlıktan onu yaratanlar değil, başkaları etkilenir ve asıl problem budur. Böyle durumlarda problem çözülmeden bir sonraki sürece geçilmemelidir. Kimse problem yaratan kişi olarak suçlanmak istemez ancak olumlu yaklaşımlarla problemleri organizasyon içinde iyileştirmelere dönüştürebiliriz.
Japon TKK uygulayıcıları “Problemler gizli hazinelerin anahtarıdır.” der. Önemli olan kişinin problem ile karşılaştığında bunu kabul etme cesareti gösterebilmesidir. Çünkü insanlar yaratılışları gereği böyle durumlarda problemin bir parçası olduğunu düşünebilir.
Warusa – Kagen, Japon TKK faaliyetlerinde kullanılan, problem olmayan ancak bir şeylerin ters gittiğini ifade etmek için kullanılan bir terimdir. Müdahale edilmez ise büyük problemlere yol açması an meselesi olduğundan, başlangıç safhasında teşhiş edilmeli ve “iyileştirme fırsatı” olarak görülmelidir.
Kaizen, insancıl bir yaklaşımdır ve herkesin katılımını bekler. Her çalışanın, hayatının üçte birini geçirdiği çalışma ortamını -ekosistemine de çok hakim olduğu bir yeri- iyileştirebileceği kanısındadır.
Kaizen kültürünü yalnızca iş hayatında değil, genel olarak yaşamımıza da yansıttığımızda gelişimin kaçınılmaz olacağını bilmemiz gerekir.
“Bazı toplumlara, nasıl koruyacaklarını bildikleri nüfus dengeleri, sosyal kuralları ve metafizik inançlarıyla bağlı kaldıkları – değişmez – hayat standartları ve zamanın başlangıcından bu yana tanrıları ve ataları tarafından yaratıldıkları biçimde kalma arzularından dolayı “ilkel” deriz.”
Masaaki Imai’nin de dediği gibi; “Umudum, Kaizen stratejisinin sadece iş hayatında değil, dünyadaki tüm kurum ve toplumlarda yaşama geçirilerek “ilkel” konumumuzu aşacağımız yönündedir.”
Aynılığı benimsemiş ya da değişime yanaşmayan şirketler ya da insanlar için büyük sıçramaların korkutucu etkilerinden ziyade Kaizen, başarıya giden sürecin küçük adımlarla ve daha kararlı olmasını sağlar. İnsan, “ilkel” olmamayı Kaizen ile başarabilir.

Engelleri Avantaja Çevirin: Betul Mardin – TedxAnkaraCitadel

Yorum yapın

1927’de kökleri Osmanlı’ya dayanan bir ailenin kızı olarak İstanbul’da dünyaya gelmiş, Arnavutköy Kız Koleji ve BBC Televizyon Kursu mezunudur. Kendisinin “itibar mimarlığı” olarak adlandırdığı Halkla İlişkiler kavramının temellerini Türkiye’de atmış kişidir.

1995 yılında Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği’nin (IPRA) ilk Türk başkanlığına kadar yükselmiş ve bu göreviyle de IPRA’nın ilk Türk kadın başkanı olmuştur. Daha sonra Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği tarafından dünyada sayılı kişiye verilen “Member Emeritus” unvanıyla halkla ilişkilerde bir üstad sayılmaktadır. Uluslararası camiada da kendisinden “Mother” olarak bahsedilen Betul Mardin, uzun yıllar İstanbul Bilgi Üniversitesi İletişim Fakültesi Halkla İlişkiler Bölümü’nde öğretim üyeliği yapmış ve artık üniversiteye devam edemeyeceğini bildirince, İstanbul Bilgi Üniversitesi yetkilileri, “biz öğrencilerimizi size gönderiririz” diyerek Betul Mardin’in evinde sertifikalı programlarına devam etmesini sağlamıştır. Betul Mardin’in sertifika programlarına hala Türkiye’nin bir çok yerinden insanlar gelmektedir.

Reklam dünyasının yaşayan efsanesi Betul Mardin, 40 yaşından beri değiştirmediği maskülen tarzı, ikonikleşmiş asası ve hafif gevşek topuzu ile hala Alain de Botton’un yarattığı “How to Age (The School of Life) İstanbul şubesinde kaliteli yaşamak ve yaşlanmak ile ilgili “İyi Yaşlanmak” adında seminerler veriyor. Hayatından kesitlerle, engellerin istenirse nasıl avantaja çevrileceğini eğlenceli bir dille anlatan Betul Mardin’in gençlere, girişimcilere, araştırmayı sevenlere kısacası herkese ilham verecek TEDxAnkaraCitadel’e yaptığı konuşmayı aşağıdaki videodan izleyebilirsiniz.

Pazartesi Bir “Sendrom” Değildir!

Yorum yapın

Çalışan insanlar için hafta sonunun bitiyor olması kişinin huzursuz ve gergin hissetmesine neden olur. “Pazartesi Sendromu” dillere pelesenk olmuş bir çağ hastalığıdır. Bir çok insan Pazar gününden itibaren bu psikolojik baskıyı üzerinde hisseder. Aslında Pazartesi gününün diğer günlerden pek de farkı yoktur. Hatta bir çok açıdan Pazartesi, haftanın diğer günlerini de planlayıp rahat bir hafta geçirebileceğiniz anahtar bir gündür. Ancak biz yine de sosyal medyada “Pazartesi Sendromu” ile ilgili uykulu veya stres dolu yayınlar paylaşırız. Peki “Sendromsuz Pazartesi” için neler yapabiliriz?

Hiç düşündünüz mü, Pazartesi günleri yaşadığınız ya da yaşayacağınız ilk Pazartesi olmayacak ve siz çalışma hayatınızın her Pazartesi gününe düşük bir motivasyon ve keyifsiz başlayacaksınız. Öncelikle bu duruma karşı bakış açımızı değiştirerek, kendimiz için çok büyük bir adım atabiliriz. İlk olarak şikayet etmeyi bırakmak en önemli motivasyon kaynağıdır. Çünkü siz şikayet etseniz de, etmeseniz de Pazartesi günü yaşanacak ve diğer günler gibi bitecektir.

Hafta sonu geç kalkabildiğimiz rahat bir zaman dilimi olduğu için Pazartesi gününü hafta sonuyla kıyaslamak gibi bir yanılgıya düşeriz. Odaklandığımız tek şey, işe gideceğimiz ve erken kalkıp trafikle boğuşacağımız ve çalışmaya başlayacağımızdır. Pazartesi gününü zor bir gün gibi değil, bir avantaj olarak düşünün. Çünkü başlangıçlar hep güzeldir. Kendi hayatımız için yeni ve heyecan verici kararları da Pazartesi günleri almaz mıyız? Pazartesi diyete başlarız, Pazartesi günü para biriktirmeye başlarız, Pazartesi günü spora başlayacağım diye kendimizi telkin ederiz.

Öncelikle “Pazartesi Sendromunu” atlatmak için Pazar gününden başlayarak keyif alınabilecek aktiviteler seçilebiliriz. Bunlar aileniz ya da sevdiklerinizle vakit geçirmek, müzik eşliğinde sakin bir yürüyüş yapmak, kitap okumak, bir film izlemek ya da sevdiğiniz bir yemeği yapmak olabilir. Araştırmalar sevilen yemeğin kokusunun mutluluk hormonlarını olumlu etkilediğini kanıtlamıştır. Ayrıca Pazar günleri çok geç uyanmamak ve geç saatte uyumamak da ertesi günümüzü etkileyecek önemli faktörlerden biridir. İyi dinlenmiş olarak uyanmak sizi haftanın ilk gününde daha iyi hissettirecektir.

Peki, Pazartesi günü geldiğinde ne yapmalı? Sabah yapılacak iyi bir kahvaltı ile fiziksel ve mental olarak iyi hissederek güne başlayabilirsiniz. Sevdiğiniz kıyafetlerle işe giderek kendinizi iyi hissedebilirsiniz. Yolda hafif tempolu müzikler dinleyerek kendinizi motive etmeye başlayabilirsiniz. Müziğin insan psikolojisindeki etkisi de bilinen bir gerçektir.

Çalışmaya başladığınız ilk saatleri bütün haftanızı planlayarak işlerinizi yoluna koymak için oluşturduğunuz bir rota olarak düşünebilirsiniz. Bu bütün hafta yapılacak işlerinizin taslağını görmenize yardımcı olacaktır. Adapte olmakta zorlanıyorsanız planlamanızı yaparken keyif aldığınız işlerden başlayabilrsiniz, ancak bizim önerimiz zor ve konsantrasyon isteyen işlerinizi günün erken saatlerinde tamamlamanız ve günün devamını daha konforlu geçireceğiniz yönünde. Sabah saatlerinde insanların zihinlerinin daha açık ve dikkat gerektiren konularda aktif olduğunu artık hepimiz biliyoruz.

Bazı çalışma tekniklerini uygulayarak, küçük molalarla zihninizi yormadan ve motivasyonunuzu düşürmeden verimli bir gün geçirebileceğinizden daha önceki blog yazılarımızda bahsetmiştik. Bu yöntemlere buradan ulaşabilirsiniz. Etkili çalışma yöntemleri de Pazartesi gününüzün su gibi akıp geçmesine ve gün bittiğinde bir çok işinizi halletmenize yardımcı olacaktır.

Son olarak, Pazartesi için strese girmeden önce bir işiniz olduğu için şanslı olduğunuzu asla unutmayın!

Bazılarımız işleri hakkında şikayette bulunacak ya da beğenmeyecek kadar şanslı olsa da, herkesin şikayet etme lüksüne sahip olmadığını hatırlamalıyız, çünkü işler ne kadar zor olursa olsun her sabah uyanmak için bir nedeniniz olduğunu ve işi olmayan bir çok insanın sizin yerinizde olmak istediğini asla unutmayın. Pazartesi sabahları yataktan kalkmaktan hoşlanmasanız bile bir işiniz, bir amacınız olduğu için şanslı hissetmelisiniz. Çünkü bir insanın başına gelebilecek en kötü şey hiç bir amacı olmamasıdır.

Olumlu düşünürseniz göreceksiniz; Pazartesi bir “sendrom” değil, güzel bir başlangıçtır.

Profis’te Pazartesi sendromuna yardımcı olmak için yeni haftaya vitamin takviyesiyle başlayacağınız taze meyve ikramlarımızla sizleri bekliyoruz. Ayrıca, molalarda kek ve kahve ile motivasyonunuzu artırmak ve kendinizi biraz şımartmanız için burada olacağız.

Çalışma Ortamının Önemi

Yorum yapın

Ortalama bir insan hayatının neredeyse üçte birini çalışarak geçirmektedir. Bu yüzden ister evden ister ofisten çalışırken fiziki ve psikolojik ortam bütün çalışma veriminizi etkiler. Çalışma ortamınızın şeklini uygun koşullarda  organize etmek zaman ve performans açısından size bir çok avantaj sağlayacaktır. Bu etkenleri 5 madde halinde sıraladık;

  • Organize Olmak

Çalışırken geniş ve rahat bir alanda kendimizi daha iyi hissederiz. Dağınık bir çalışma ortamı her şeyden önce kaos ve zaman kaybına neden olur. Sahip olduğunuz alanı kendinize göre düzenlerseniz işlerinizi yaparken bu size zaman ve motivasyon sağlayacaktır. Not alınmış küçük kağıtlar, üst üste dizilmiş dosyalar, bilgisayarınızın masaüstünde birikmiş klasörler sizi hem strese sokar hem de üretkenliğinizi engeller. Oysa bütün bunlar yerine işlerinizin takibi için notlarınızı bir ajandada tutmak, dosyalarınızı kategorize etmek ve ihtiyacınız olduğunda hemen ulaşmak, bilgisayarınızdaki klasörleri düzenli tutmak ve ihtiyacınız olduğu anda bulmak daha kolay olacaktır. Alışkın olmayan kişiler için karmaşık ve yorucu görünse de, bunların zaman, alan ve verimlilik açısından denemeye değer bir yöntem olduğunu söyleyebiliriz. Siz organize olmazsanız, işlerinizi de organize edemezsiniz. Bunun yanısıra çalışma alanınızı az da olsa kişiselleştirmek motivasyonunuzu ve aidiyet duygunuzu da yüksek tutacaktır. Örneğin, sevdiğiniz küçük bir obje ya da ailenizle olan bir fotoğrafın masanızda bulunması psikolojik açıdan daha iyi hissetmenizi sağlayabilir.

  • Aydınlatma

Çalışma alanınızda doğru ışık kullanımı oldukça önemlidir. Aydınlatmanın insan üzerindeki psikolojik etkisi de göz önüne alındığında yanlış aydınlatma kullanımı çalışma veriminizi düşürecektir. Çalışma ortamınızdaki ışık rengi ve tonu performansınızı etkiler. Gözü rahatsız etmeyen dengeli bir ışık kullanılmalıdır. Işığın yansımaları doğru kullanılmalı tavandan, duvardan, yerden veya masalardan ne kadar ışık yansıtılacağı iyi hesaplanmalıdır. Bu hesaplama yapılırken ortamın aldığı gün ışığı da hesaba katılmalıdır. Yapılan araştırmalar, çalışırken parlak ve sıcak renklerin kişinin çalışma performansını doğrudan etkilediğini gösteriyor.  Ayrıca değiştirilmesi çoğu zaman mümkün olmasa da, yeni bir alan yaratırken göz önünde bulundurulması açısından tavan yüksekliğinin de aydınlık hissinin yanı sıra insanda özgürlük etkisi yaratarak motivasyonunu yükselttiği de araştırmalarda yer almıştır.  Sizi stres altında hissettirecek, loş, huzursuz bir aydınlatma motivasyonunuzu düşürerek performansınızı önemli ölçüde etkiler. 

  • Isı ve Havalandırma

Plaza türü çalışma ortamlarında pencereler küçük ve hava sirkülasyonu kısıtlı olduğundan kişilerde sık sık *hasta bina sendromu görülmektedir. ortamının ısısı konfor şartları ile ilgili en önemli parametrelerden biridir. Çalışanın fiziki ve psikolojik sağlığı ile doğrudan ilişkisi vardır. Birçok insanın rahat çalıştığı ortam sıcaklığı 20-26 derece olarak belirlenmiştir. Bunun üzerinde ya da altındaki sıcaklıklarda kişinin sağlığı ve fiziksel aktivitelerindeki verim olumsuz yönde etkilenebilir. Ayrıca ortam sıcaklığının yanı sıra hava akımı da oldukça önemlidir. Düzenli olarak çalıştığımız yeri havalndırmalı, havasız ortamlarda oksijen miktarının düşmesiyle de vücut konforunun etkilenebileceğini göz önünde bulundurmalıyız.

*Hasta Bina Sendromu: Kapalı ortamlarda çalışan insanların sıklıkla baş ağrısı ve üst solunum yolu şikayetlerinin olması. Özellikle kalabalık ve uğultulu ortamlarda aydınlatma ışıkları, toz, gürültü, sigara içimi, atopik hastalık öyküsü ve psikososyal hoşnutsuzluk faktörlerin görülmesi durumu.

  • Mobilya ve Donanımlar

Çalışma alanında kullanılan mobilya, ekran, klavye ve dökümanların rahat bir şekilde hareket etmeye olanak sağlayacak şekilde düzenlendiği bir ortam sağlanmalıdır.  Çalışanın rahat bir pozisyonda olması için yeterli alan bulunmalıdır. Kullanılan ofis koltuğu, sandalye gibi eşyalar ergonomik ve ayarlanabilir olmalıdır. Ekran karşısında uzun saatler harcadığımızı düşünürsek, monitörün sağlığımız açısından tam karşıda ve vücut postürünü bozmadan çalışmaya imkan sağlaması, monitörün en az 65 cm uzaklıkta olması önemlidir. 

  • Bitkiler

Bitkilerin insan üzerindeki pozitif etkileri artık herkes tarafından biliniyor. Bu yüzden çalışma ortamında veya ofislerde yeşil bir bitki bulundurmak sağlık ve motivaston açısından büyük önem taşıyor. Yeşil bitkiler, ortamdaki havanın bakteri oranını düşürüyor ve görüntüsü ile de çalışırken kişi üzerinde olumlu etkiler bırakıyor. Davranış bilimci Dr. Roger Ulrich yönetiminde yapılan bir çalışmada bitkilerin etkisi ölçülmek isteniyor ve ofis çalışanları iki gruba ayrılıyor. Bir grup, yeşil bitkilerin olduğu bir ofis ortamında, diğer bir grup ise bitkisiz bir ofis ortamında çalıştırılıyor ve sonuç tahmin edeceğiniz üzere, bitkilerle aynı ortamda çalışan kişilerin verimlilik ve performansının gözle görülür şekilde arttığı yönünde sonuçlanıyor. Biri yeni işe başladığında gönderilen tebrik çiçeklerinin de altında bu pozitif neden yatıyor olsa gerek. Siz de motivasyonunuzu artırmak için yeşil bir bitki edinerek daha iç açıcı bir ortamda çalışabilirsiniz. 

Siz de yukarıdaki kriterlere uygun çalışma ortamına sahip olmak isterseniz, size geniş tavanlı, hasta bina sendromundan uzak, bol oksijenli, yeşilliklerle dolu teraslı ofislerimize davet etmek isteriz. İhtiyacınıza yönelik, teknolojik altyapısı yenilenmiş toplantı odalarımızla profesyonel çalışma imkanı elde edebileceğiniz “Hazır Ofis” paketlerimize göz atabilirsiniz.

Ayrıca evden çalışıyor olsanız bile yine Profis imkanları dahilinde yaralanabileceğiniz “Sanal Ofis” paketlerimiz ile profesyonel ve yasal bir kartvizit adresine sahip olabilir, ihtiyacınız doğrultusunda ortak çalışma alanlarımızı, ofislerimizi ve toplantı odalarımızı kullanabilirsiniz.

Potansiyel verimliliğinizi ve prestijinizi arttıracak ofislerimiz ile sizin için her şeyi düşündük, siz sadece bilgisayarınızı alıp gelin.

Zaman Yönetimi Teknikleri II

Yorum yapın

“Satın alınamayacak tek şey zaman ve insanlar bunu istiyorlarsa zaman konusunda çok dikkatli olmak lazım. Zaman dışında her şeyi satın alabilirim.” – Warren Buffet.

O Kurbağayı Ye! (Eat the Frog)

Mark Twain’in “Eğer işin kurbağa yemekse, sabah ilk olarak yapacağın en iyi şey kurbağayı yemektir. Eğer işin iki kurbağa yemekse, en iyisi önce büyük olanı yemektir” sözünden yola çıkılarak yapılacak zor ve sıkıntılı işleri ertelememek gerektiğiyle ilgili bir deyim.

Bilinenin aksine, basit işleri önce halletmek yerine bize sıkıcı ve zor gelen işlere ilk etapta odaklanmamız gerektiğini savunuyor. Çoğu insan bu tarz işleri genelde en sona bırakıyor ancak sabah ilk olarak yapılacak en iyi şey kurbağayı yemek olunca, arkasından bize motivasyon olarak geri kalan işlerimize daha rahat odaklanmamızı sağlıyor.

Denemeye değer bir yöntem. Planlamamızda ilk iş olarak kurbağayı yemezsek, kurbağa bizi yer.

Pareto İlkesi (80/20 Kuralı)

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun 19. Yüzyılda ekonomiyi incelerken, servetin %80 ‘inin, nüfusun %20 ‘sine ait olduğunu fark etmesiyle ortaya çıkardığı ve sonuçların %80’ini eylemlerin %20’sinin oluşturduğundan bahseden bir ilkedir.

Örneğin dolabınızdaki kıyafetlerin genel olarak %20 sini kullanırsınız ve %80’i boşa yer kaplar. Ya da arkadaş çevrenizin %20’si ile daha yakın ilişkiler kurar ve %80’ine eşit mesafede olursunuz. Bu her zaman 80/20 olarak işlemez; sayısal değerler değişkenlik gösterebilir. Ancak her zaman ve hayatınızın her alanında işe yarayacağınız söyleyebiliriz. Aslında daha az çaba harcayarak daha verimli çalışabileceğiniz bir sistemden bahsediyoruz.

Peki zaman yönetimi için Pareto ilkesine göre neler yapabilirsiniz?

İş hayatında “meşgul” olmak ile “üretken” olmak arasında büyük bir fark var. Çoğu insan bir iş üzerinde uzun saatler harcadığında daha iyi sonuçlar alacağını düşünür. Oysa Pareto İlkesi bir işe ne kadar çok zaman harcadığınızla değil, o zamanı ne kadar verimli harcadığınızla ilgilenir.

Eğer henüz Pareto tekniğini uygulamıyorsanız muhtemelen siz de bir işe uzun saatler harcayan o “meşgul” insanlardan olabilirsiniz.

Tek bir işe saatler harcamak yerine sadece 2 saatinizi o işe odaklanarak geçirdiğinizde daha kısa sürede ve verimli bir şekilde tamamladığını gözlemleyebilirsiniz.

Pareto İlkesi ilginizi çektiyse, Richard Koch tarafından kaleme alınmış ‘80/20 Kuralı ile Yaşamak’ adlı kitaptan detaylı bilgi elde edebilirsiniz.

Kanban Tekniği

1940’larda Toyota fabrikasında mühendis olan Taiichi Ohno tarafından iş verimliliğini sağlamak için geliştirilmiştir. Temelinde “görselleştirmek ve sınırlandırmak” vardır.
Öncelikle kağıt, tahta ya da dijital bir ortamda 3 bölümden oluşan bir tablo hazırlamalı ve bu bölümleri
• “yapılacaklar (to-do)”
• “yapıyor olduklarım (doing)”
• “tamamlananlar (done)” şeklinde isimlendirmelisiniz.
Daha sonra “yapılacaklar” kısmına listenizi hazırlayıp, başladığınız işleri “yapıyor olduklarım” bölümüne yazmalısınız. Burası sizin konsantre olmanız gereken alan ve bir araştırmaya göre insanların çok az bir bölümü birden fazla işi aynı anda yapma becerisine sahip. Dolayısıyla bu alanda “sınırlandırma” özelliği devreye giriyor. Yani kendinize bir sınır koyarak iki ya da üç maddeden fazlasını bu bölüme eklememelisiniz çünkü odak noktanızdan uzaklaşabilirsiniz.
En son bölümde de “tamamlananlar (done)” kısmı olacak. Bir çok insan bu bölümü işleri için liste oluştururken bitirdiği için pek önemsemese de, bu alan beyninize motivasyon sinyali gönderecek olan en eğlenceli kısım. Buradaki motivasyonunuz ile listenizdeki yapılması gereken alana geri dönerek yeniden başlamanızı da kolaylaştırmış olacaksınız.

Zaman Yönetimi Teknikleri

Yorum yapın

Her günümüzü 24 saat olarak yaşıyoruz. Ancak çoğu zaman kişisel ve iş hayatımızda planlamamızı doğru yapmadığımız için zamanın yetmediğinden şikayet ediyoruz. Verimli geçiremediğimiz her zaman dilimi işlerimizin aksamasına ve buna bağlı olarak strese girmemize neden oluyor. Böyle zamanlarda zamanın bizi yönettiği gerçeğiyle yüzleşiyoruz. Peki zamanı iyi yönetebilenler bunu nasıl başarıyor? Bunun bir formülü var mı?

“Zamanı yönetimi” kavramıilk defa Danimarka’da yöneticilerin “iş analizi düzenleme eğitimi” amacıyla oluşturulmuştur. İş hayatında harcanan süreler bizler için bir verimlilik ölçüsüdür ve iyi yönetilmezse karışıklıklara neden olabilir ve içinden çıkılmaz bir duruma dönüşebilir.

Peki zamanı iyi yönetebilmek ve düzenli bir çalışma şekline sahip olmak için hangi tekniklerden faydalanabiliriz?

Devamını Oku

Evden Çalışırken Kullanabileceğiniz Mobil Uygulamalar

Yorum yapın

Salgın tedbirleri kapsamında önlemler almak ve bir yandan da işlerin sürdürebilmesi için çoğu şirket dünya çapında online çalışma sistemine geçti. Evden çalışma, ilk etapta kulağa hoş ve konforlu gelse de, verimli olabilmek için oldukça iyi yönetilmesi gereken bir süreç. Bu dönemde kağıtların arasında kaybolmamak, ekibinizle çevrimiçi olarak iletişimde kalabileceğiniz ve daha sonra istediğiniz yerden de erişebileceğiniz uygulamalardan birkaçını sizler için derledik. 

Devamını Oku