Etiket: profis

Kaizen Nedir?

Kaizen, kalite yönetimi çalışmaları ile bilinen Japon bir organizasyon teorisyeni ve yönetim danışmanı olan Masaaki Imai tarafından kullanılmaya başlanan bir toplam kalite yönetimi ilkesidir. Japonların yönetim anlayışında en önemli kavramlardan biridir. Özünde sürekli iyileştirmeyi ele alan Kaizen, kurumsal süreçlerin gelişimini kolaylaştırmayı amaçlar ve aynı zamanda Japonya’nın bugünkü başarısının da anahtarı olarak kabul edilir.
Japonca’da “Kai: Değişim” ve “Zen: İyi” sözcüklerinin birleşmesi ile oluşan Kaizen, “sürekli iyileştirme” anlamına gelmektedir. Taocu ve Budist geleneğinden esinlenen Kazien, “tüm toplum için gelişme ve herkes için iyileşme sağlama” anlamlarını taşır ve her günün bir öncekinden daha iyi olması düşüncesine dayanır. Japonlar Kaizen’i hayatlarının her noktasında uygularlar. Ünlü Sumo Güreşi sporu bile bu prensipten etkilenmiştir. Kaizen, Organizasyondaki tüm çalışanları kapsayan, iyileştirmelerin sağlanması için gereken aksiyonların düşük maliyetle gerçekleştirildigi sürekli iyileştirme sürecidir.
Kaizen ve Yenilik Arasındaki Fark Nedir?
Japonlar genelde ilerleme konusunda kademeli yaklaşımı, Batılılar ise büyük bir adımla ilerlemeyi tercih eder. Büyük adımlarla ilerleme yaklaşımı burada yenilik anlamına gelirken, Kaizen yaklaşımı ise, etkisini yavaş yavaş gösteren ve süreçler halinde ilerleyen bir uygulamadır. Kaizen ve yenilik arasındaki fark bir yere merdiven veya yokuş üzerinden gitme benzetmesiyle örneklendirlebilir.
Yenilik sonucu oluşturulan bir sistem kesintisiz bir çaba ile desteklenmezse sürekli olarak gerileyecektir. Ünlü Parkinson Kanunları’ndan biri şöyledir; “Bir organizasyon, yapısını bir kez oluşturduktan sonra gerilemeye başlar.” Yani mevcut durumun korunması için sürekli bir iyileştirme çabası gerekir.
Yenilik, tek bir eylem olup performans ve standartların kabul görülür olduğu sürece daha iyiye gitme çabalarının azaldığı bir durumken, Kaizen stratejistleri, standartların geçici olduğuna inanır. Sürekli iyileştirme çabalarını sürdürür ve bu standartları da bir atlama taşları gibi görürler ve bir problemi çözmeden diğerine geçmezler. Bu yönteme “Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al” (PUKÖ) yöntemi denir.

PUKÖ Nedir?
Dr. W. E. Deming tarafından ortaya atılan kalite yönetimi yaklaşımıdır. İyileştirme faliyetlerini gerçekleştirmek, sonuçlarını kontrol etmek ve sağlanan ilerlemenin kalıcı olması için yürütülen faaliyetlerdir. Adım adım plan yaparak karmaşık sistemleri kısa sürede sonuca ulaştırmak için kullanılan faydalı bir yöntemdir.
Planla: Planlanan işin 5N1K ile planlandığı aşamadır; kimler tarafından, neden, nasıl, nerede, ne zaman, ne kadar sürede yapılacağı kararlaştırılır.
Uygula: Planlanan işin, belirlenen kişi, belirlenen yöntem ve zamanlarda aksiyon alındığı adımdır.
Kontrol Et: Planlanan hedeflere ne kadar ulaşıldığı belirlenir. Eğer hedeflere ulaşıldıysa yapılan uygulama faaliyetleri kontrol edilerek standartlaştırılır.
Önlem Al: Planlanan faaliyetler ile yapılan uygulamalar arasında ortaya çıkan farklılıkların nedenleri araştırılır ve bunların ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetler başlatılır.

Görüldüğü gibi Kaizen felsefesinin kaynağı sürekli iyileştirmedir ve sonuçtan cok süreç ile ilgilenir.
Kaizen, Batılı inancın aksine özünde insana yatırımı benimsediği için, kişilerin sürece yönelik çabalarını destekleyen de bir yönetim sistemidir. Bu süreç, düşünce ve davranış olarak çalışan herkesin, her durumu tartışmaya açması ve sonra bunu iyileştirmenin yollarını aramasıdır. Hem yönetim hem de çalışanlar her gün iyileştirecek bir şey bulmalıdır. İyileştirme olanaklarının araştırılması herkesin, özellikle de o işte çalışanların görevidir.
Nissan Motor’dan Norio Kugure, yeni müdürünün ona söylediklerini şöyle aktarıyor. “İşini altı ay boyunca hiçbir değişiklik yapmadan aynen devam ettirecek olursan, hiçbir gelişme ve iyileşme sağlayamazsın.” Bu da bize Kaizen’in sadece çalışma hayatı için değil, genel olarak da hayatımıza uygulamamız gereken bir felsefe olduğunu gösteriyor.
Nissan Motor’dan Eiichii Yoshida, Kaizen iyileştirme programlarında çalışanların sunduğu iyileştirmelerin çoğunluğunun kendilerinin yerine getirebileceği değişiklikler olduğunu gözlemlemiştir. Yoshida, yöneticilerin çalışanlarını cesaretlendirerek onlardan öneri istemeleri gerektiğine inanıyor. Sadece bu yöntemle 1980 – 1981 yılları arasında Nissan Motor’un robot arızalarını yarıya indirildiğini deneyimlediklerini aktarıyor.
Bu yüzden çalışanlarına kalite bilincini işleyebilen bir şirketin, kaliteli üretim yolunu da zaten yarılamış olacağı söylenebilir. Bu şekilde insanlara Kaizen bilinci de kazandırılabilir.
Aisin – Warner yöneticisi Haruki Sugihara, bunu “Öneri planına olumlu katılım, her çalışanın problemlerin bilincine varmasını sağlar ve işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olur.” şeklinde ifade ediyor
Problem Çözmede Kaizen Yaklaşımı
Kaizen’in 7 prensibi şunlardır;
1. Problemi kabul etmek,
2. Çok para gerektirmeyen projeleri seçmek,
3. Önce “bizim” problemlerimize bakın, “onlarınkine” değil yaklaşımını benimsemek,
4. Tek ölçütü ekonomik çıkar olarak belirlememek,
5. Önceliği saptamak. Projeyi kalite, maliyet, dağıtım vs. ilkelerine dayalı olarak yürütmek,
6. Planla, uygula, kontrol et, önlem al (PUKÖ) çevrimini izlemek,
7. Doğru çözüm araçlarını kullanmak.

Kaizen mevcut bir problemin fark edilmesiyle başlar. Genelde problemin neden olduğu rahatsızlıktan onu yaratanlar değil, başkaları etkilenir ve asıl problem budur. Böyle durumlarda problem çözülmeden bir sonraki sürece geçilmemelidir. Kimse problem yaratan kişi olarak suçlanmak istemez ancak olumlu yaklaşımlarla problemleri organizasyon içinde iyileştirmelere dönüştürebiliriz.
Japon TKK uygulayıcıları “Problemler gizli hazinelerin anahtarıdır.” der. Önemli olan kişinin problem ile karşılaştığında bunu kabul etme cesareti gösterebilmesidir. Çünkü insanlar yaratılışları gereği böyle durumlarda problemin bir parçası olduğunu düşünebilir.
Warusa – Kagen, Japon TKK faaliyetlerinde kullanılan, problem olmayan ancak bir şeylerin ters gittiğini ifade etmek için kullanılan bir terimdir. Müdahale edilmez ise büyük problemlere yol açması an meselesi olduğundan, başlangıç safhasında teşhiş edilmeli ve “iyileştirme fırsatı” olarak görülmelidir.
Kaizen, insancıl bir yaklaşımdır ve herkesin katılımını bekler. Her çalışanın, hayatının üçte birini geçirdiği çalışma ortamını -ekosistemine de çok hakim olduğu bir yeri- iyileştirebileceği kanısındadır.
Kaizen kültürünü yalnızca iş hayatında değil, genel olarak yaşamımıza da yansıttığımızda gelişimin kaçınılmaz olacağını bilmemiz gerekir.
“Bazı toplumlara, nasıl koruyacaklarını bildikleri nüfus dengeleri, sosyal kuralları ve metafizik inançlarıyla bağlı kaldıkları – değişmez – hayat standartları ve zamanın başlangıcından bu yana tanrıları ve ataları tarafından yaratıldıkları biçimde kalma arzularından dolayı “ilkel” deriz.”
Masaaki Imai’nin de dediği gibi; “Umudum, Kaizen stratejisinin sadece iş hayatında değil, dünyadaki tüm kurum ve toplumlarda yaşama geçirilerek “ilkel” konumumuzu aşacağımız yönündedir.”
Aynılığı benimsemiş ya da değişime yanaşmayan şirketler ya da insanlar için büyük sıçramaların korkutucu etkilerinden ziyade Kaizen, başarıya giden sürecin küçük adımlarla ve daha kararlı olmasını sağlar. İnsan, “ilkel” olmamayı Kaizen ile başarabilir.

1927’de kökleri Osmanlı’ya dayanan bir ailenin kızı olarak İstanbul’da dünyaya gelmiş, Arnavutköy Kız Koleji ve BBC Televizyon Kursu mezunudur. Kendisinin “itibar mimarlığı” olarak adlandırdığı Halkla İlişkiler kavramının temellerini Türkiye’de atmış kişidir.

1995 yılında Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği’nin (IPRA) ilk Türk başkanlığına kadar yükselmiş ve bu göreviyle de IPRA’nın ilk Türk kadın başkanı olmuştur. Daha sonra Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği tarafından dünyada sayılı kişiye verilen “Member Emeritus” unvanıyla halkla ilişkilerde bir üstad sayılmaktadır. Uluslararası camiada da kendisinden “Mother” olarak bahsedilen Betul Mardin, uzun yıllar İstanbul Bilgi Üniversitesi İletişim Fakültesi Halkla İlişkiler Bölümü’nde öğretim üyeliği yapmış ve artık üniversiteye devam edemeyeceğini bildirince, İstanbul Bilgi Üniversitesi yetkilileri, “biz öğrencilerimizi size gönderiririz” diyerek Betul Mardin’in evinde sertifikalı programlarına devam etmesini sağlamıştır. Betul Mardin’in sertifika programlarına hala Türkiye’nin bir çok yerinden insanlar gelmektedir.

Reklam dünyasının yaşayan efsanesi Betul Mardin, 40 yaşından beri değiştirmediği maskülen tarzı, ikonikleşmiş asası ve hafif gevşek topuzu ile hala Alain de Botton’un yarattığı “How to Age (The School of Life) İstanbul şubesinde kaliteli yaşamak ve yaşlanmak ile ilgili “İyi Yaşlanmak” adında seminerler veriyor. Hayatından kesitlerle, engellerin istenirse nasıl avantaja çevrileceğini eğlenceli bir dille anlatan Betul Mardin’in gençlere, girişimcilere, araştırmayı sevenlere kısacası herkese ilham verecek TEDxAnkaraCitadel’e yaptığı konuşmayı aşağıdaki videodan izleyebilirsiniz.

Çalışan insanlar için hafta sonunun bitiyor olması kişinin huzursuz ve gergin hissetmesine neden olur. “Pazartesi Sendromu” dillere pelesenk olmuş bir çağ hastalığıdır. Bir çok insan Pazar gününden itibaren bu psikolojik baskıyı üzerinde hisseder. Aslında Pazartesi gününün diğer günlerden pek de farkı yoktur. Hatta bir çok açıdan Pazartesi, haftanın diğer günlerini de planlayıp rahat bir hafta geçirebileceğiniz anahtar bir gündür. Ancak biz yine de sosyal medyada “Pazartesi Sendromu” ile ilgili uykulu veya stres dolu yayınlar paylaşırız. Peki “Sendromsuz Pazartesi” için neler yapabiliriz?

Hiç düşündünüz mü, Pazartesi günleri yaşadığınız ya da yaşayacağınız ilk Pazartesi olmayacak ve siz çalışma hayatınızın her Pazartesi gününe düşük bir motivasyon ve keyifsiz başlayacaksınız. Öncelikle bu duruma karşı bakış açımızı değiştirerek, kendimiz için çok büyük bir adım atabiliriz. İlk olarak şikayet etmeyi bırakmak en önemli motivasyon kaynağıdır. Çünkü siz şikayet etseniz de, etmeseniz de Pazartesi günü yaşanacak ve diğer günler gibi bitecektir.

Hafta sonu geç kalkabildiğimiz rahat bir zaman dilimi olduğu için Pazartesi gününü hafta sonuyla kıyaslamak gibi bir yanılgıya düşeriz. Odaklandığımız tek şey, işe gideceğimiz ve erken kalkıp trafikle boğuşacağımız ve çalışmaya başlayacağımızdır. Pazartesi gününü zor bir gün gibi değil, bir avantaj olarak düşünün. Çünkü başlangıçlar hep güzeldir. Kendi hayatımız için yeni ve heyecan verici kararları da Pazartesi günleri almaz mıyız? Pazartesi diyete başlarız, Pazartesi günü para biriktirmeye başlarız, Pazartesi günü spora başlayacağım diye kendimizi telkin ederiz.

Öncelikle “Pazartesi Sendromunu” atlatmak için Pazar gününden başlayarak keyif alınabilecek aktiviteler seçilebiliriz. Bunlar aileniz ya da sevdiklerinizle vakit geçirmek, müzik eşliğinde sakin bir yürüyüş yapmak, kitap okumak, bir film izlemek ya da sevdiğiniz bir yemeği yapmak olabilir. Araştırmalar sevilen yemeğin kokusunun mutluluk hormonlarını olumlu etkilediğini kanıtlamıştır. Ayrıca Pazar günleri çok geç uyanmamak ve geç saatte uyumamak da ertesi günümüzü etkileyecek önemli faktörlerden biridir. İyi dinlenmiş olarak uyanmak sizi haftanın ilk gününde daha iyi hissettirecektir.

Peki, Pazartesi günü geldiğinde ne yapmalı? Sabah yapılacak iyi bir kahvaltı ile fiziksel ve mental olarak iyi hissederek güne başlayabilirsiniz. Sevdiğiniz kıyafetlerle işe giderek kendinizi iyi hissedebilirsiniz. Yolda hafif tempolu müzikler dinleyerek kendinizi motive etmeye başlayabilirsiniz. Müziğin insan psikolojisindeki etkisi de bilinen bir gerçektir.

Çalışmaya başladığınız ilk saatleri bütün haftanızı planlayarak işlerinizi yoluna koymak için oluşturduğunuz bir rota olarak düşünebilirsiniz. Bu bütün hafta yapılacak işlerinizin taslağını görmenize yardımcı olacaktır. Adapte olmakta zorlanıyorsanız planlamanızı yaparken keyif aldığınız işlerden başlayabilrsiniz, ancak bizim önerimiz zor ve konsantrasyon isteyen işlerinizi günün erken saatlerinde tamamlamanız ve günün devamını daha konforlu geçireceğiniz yönünde. Sabah saatlerinde insanların zihinlerinin daha açık ve dikkat gerektiren konularda aktif olduğunu artık hepimiz biliyoruz.

Bazı çalışma tekniklerini uygulayarak, küçük molalarla zihninizi yormadan ve motivasyonunuzu düşürmeden verimli bir gün geçirebileceğinizden daha önceki blog yazılarımızda bahsetmiştik. Bu yöntemlere buradan ulaşabilirsiniz. Etkili çalışma yöntemleri de Pazartesi gününüzün su gibi akıp geçmesine ve gün bittiğinde bir çok işinizi halletmenize yardımcı olacaktır.

Son olarak, Pazartesi için strese girmeden önce bir işiniz olduğu için şanslı olduğunuzu asla unutmayın!

Bazılarımız işleri hakkında şikayette bulunacak ya da beğenmeyecek kadar şanslı olsa da, herkesin şikayet etme lüksüne sahip olmadığını hatırlamalıyız, çünkü işler ne kadar zor olursa olsun her sabah uyanmak için bir nedeniniz olduğunu ve işi olmayan bir çok insanın sizin yerinizde olmak istediğini asla unutmayın. Pazartesi sabahları yataktan kalkmaktan hoşlanmasanız bile bir işiniz, bir amacınız olduğu için şanslı hissetmelisiniz. Çünkü bir insanın başına gelebilecek en kötü şey hiç bir amacı olmamasıdır.

Olumlu düşünürseniz göreceksiniz; Pazartesi bir “sendrom” değil, güzel bir başlangıçtır.

Profis’te Pazartesi sendromuna yardımcı olmak için yeni haftaya vitamin takviyesiyle başlayacağınız taze meyve ikramlarımızla sizleri bekliyoruz. Ayrıca, molalarda kek ve kahve ile motivasyonunuzu artırmak ve kendinizi biraz şımartmanız için burada olacağız.

“Satın alınamayacak tek şey zaman ve insanlar bunu istiyorlarsa zaman konusunda çok dikkatli olmak lazım. Zaman dışında her şeyi satın alabilirim.” – Warren Buffet.

O Kurbağayı Ye! (Eat the Frog)

Mark Twain’in “Eğer işin kurbağa yemekse, sabah ilk olarak yapacağın en iyi şey kurbağayı yemektir. Eğer işin iki kurbağa yemekse, en iyisi önce büyük olanı yemektir” sözünden yola çıkılarak yapılacak zor ve sıkıntılı işleri ertelememek gerektiğiyle ilgili bir deyim.

Bilinenin aksine, basit işleri önce halletmek yerine bize sıkıcı ve zor gelen işlere ilk etapta odaklanmamız gerektiğini savunuyor. Çoğu insan bu tarz işleri genelde en sona bırakıyor ancak sabah ilk olarak yapılacak en iyi şey kurbağayı yemek olunca, arkasından bize motivasyon olarak geri kalan işlerimize daha rahat odaklanmamızı sağlıyor.

Denemeye değer bir yöntem. Planlamamızda ilk iş olarak kurbağayı yemezsek, kurbağa bizi yer.

Pareto İlkesi (80/20 Kuralı)

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun 19. Yüzyılda ekonomiyi incelerken, servetin %80 ‘inin, nüfusun %20 ‘sine ait olduğunu fark etmesiyle ortaya çıkardığı ve sonuçların %80’ini eylemlerin %20’sinin oluşturduğundan bahseden bir ilkedir.

Örneğin dolabınızdaki kıyafetlerin genel olarak %20 sini kullanırsınız ve %80’i boşa yer kaplar. Ya da arkadaş çevrenizin %20’si ile daha yakın ilişkiler kurar ve %80’ine eşit mesafede olursunuz. Bu her zaman 80/20 olarak işlemez; sayısal değerler değişkenlik gösterebilir. Ancak her zaman ve hayatınızın her alanında işe yarayacağınız söyleyebiliriz. Aslında daha az çaba harcayarak daha verimli çalışabileceğiniz bir sistemden bahsediyoruz.

Peki zaman yönetimi için Pareto ilkesine göre neler yapabilirsiniz?

İş hayatında “meşgul” olmak ile “üretken” olmak arasında büyük bir fark var. Çoğu insan bir iş üzerinde uzun saatler harcadığında daha iyi sonuçlar alacağını düşünür. Oysa Pareto İlkesi bir işe ne kadar çok zaman harcadığınızla değil, o zamanı ne kadar verimli harcadığınızla ilgilenir.

Eğer henüz Pareto tekniğini uygulamıyorsanız muhtemelen siz de bir işe uzun saatler harcayan o “meşgul” insanlardan olabilirsiniz.

Tek bir işe saatler harcamak yerine sadece 2 saatinizi o işe odaklanarak geçirdiğinizde daha kısa sürede ve verimli bir şekilde tamamladığını gözlemleyebilirsiniz.

Pareto İlkesi ilginizi çektiyse, Richard Koch tarafından kaleme alınmış ‘80/20 Kuralı ile Yaşamak’ adlı kitaptan detaylı bilgi elde edebilirsiniz.

Kanban Tekniği

1940’larda Toyota fabrikasında mühendis olan Taiichi Ohno tarafından iş verimliliğini sağlamak için geliştirilmiştir. Temelinde “görselleştirmek ve sınırlandırmak” vardır.
Öncelikle kağıt, tahta ya da dijital bir ortamda 3 bölümden oluşan bir tablo hazırlamalı ve bu bölümleri
• “yapılacaklar (to-do)”
• “yapıyor olduklarım (doing)”
• “tamamlananlar (done)” şeklinde isimlendirmelisiniz.
Daha sonra “yapılacaklar” kısmına listenizi hazırlayıp, başladığınız işleri “yapıyor olduklarım” bölümüne yazmalısınız. Burası sizin konsantre olmanız gereken alan ve bir araştırmaya göre insanların çok az bir bölümü birden fazla işi aynı anda yapma becerisine sahip. Dolayısıyla bu alanda “sınırlandırma” özelliği devreye giriyor. Yani kendinize bir sınır koyarak iki ya da üç maddeden fazlasını bu bölüme eklememelisiniz çünkü odak noktanızdan uzaklaşabilirsiniz.
En son bölümde de “tamamlananlar (done)” kısmı olacak. Bir çok insan bu bölümü işleri için liste oluştururken bitirdiği için pek önemsemese de, bu alan beyninize motivasyon sinyali gönderecek olan en eğlenceli kısım. Buradaki motivasyonunuz ile listenizdeki yapılması gereken alana geri dönerek yeniden başlamanızı da kolaylaştırmış olacaksınız.

Her günümüzü 24 saat olarak yaşıyoruz. Ancak çoğu zaman kişisel ve iş hayatımızda planlamamızı doğru yapmadığımız için zamanın yetmediğinden şikayet ediyoruz. Verimli geçiremediğimiz her zaman dilimi işlerimizin aksamasına ve buna bağlı olarak strese girmemize neden oluyor. Böyle zamanlarda zamanın bizi yönettiği gerçeğiyle yüzleşiyoruz. Peki zamanı iyi yönetebilenler bunu nasıl başarıyor? Bunun bir formülü var mı?

“Zamanı yönetimi” kavramıilk defa Danimarka’da yöneticilerin “iş analizi düzenleme eğitimi” amacıyla oluşturulmuştur. İş hayatında harcanan süreler bizler için bir verimlilik ölçüsüdür ve iyi yönetilmezse karışıklıklara neden olabilir ve içinden çıkılmaz bir duruma dönüşebilir.

Peki zamanı iyi yönetebilmek ve düzenli bir çalışma şekline sahip olmak için hangi tekniklerden faydalanabiliriz?

Devamını Oku