İş Hayatında Geri Bildirimin Önemi


Geri bildirimi kod çözücünün (alıcıların) mesaja tepkisinin kodlayıcıya (göndericiye) iletildiği süreç; yani alıcının göndericiye verdiği yanıt olarak tanımlayabiliriz. Geri bildirim iletişim sürecindeki son bileşen ve önemli faktörlerden biridir. İki yönlü iletişimde bel kemiğidir. Alıcı tarafından göndericiye uygun geri bildirim verilirse, gönderici iletişim stratejisini değiştirebilir ve yeniden şekillendirebilir. İnsan ilişkilerinden, kullandığımız makinelere kadar geri bildirimi hayatımızın her alanında görebiliriz.


Geri bildirim sanatı toplumumuzda iletişim kurarken “yargılama” ile çok karıştırılır. Geri bildirim, birini yargılamak ya da nasihat vermek değildir. Geri bildirimin neyi iyi yaptıklarını ve neyi yanlış yaptıklarını söylemek anlamına geldiğini düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. Geri bildirim bunlardan hiçbiri değildir. Geri bildirim, aslında bir kişisel gelişim aracıdır.
İş hayatında geri bildirim, karşıdaki kişiyi demoralize etmeden, yapıcı olmak ve sağlıklı bir ortam yaratmak, üretkenliği ve katılımı artırarak daha iyi sonuçlar elde etmek için kullanıldığında faydalı olacaktır.
Geri bildirimde bulunurken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır.
Öncelikle geri bildirim özneldir. Cümle “sen” değil, “ben” kullanılarak kurulmalıdır. Çünkü geri bildirimde bulunurken “sen” ifadesi kullanmak karşı tarafta suçlayıcı ve yargılayıcı bir algı yaratabilir. Konuşurken “yapamıyorsun” ve “sanmıyorum” gibi cesaret kıran ve dışlayan olumsuz ifadeler kullanmaktan kaçınılmalıdır. Olumsuz bir durumdan bahsediyor olsak dahi, negatif dilden kaçınmamız gerekir. Bu tür bir dil insanların zihninde tehdit algısı oluşturabilir ve bu noktada savunma devreye girebilir. Bu da, çalışanlarınızın geri bildiriminizi görmezden gelmesine ve dikkate almamasına neden olabilir.
Her zaman cesaret verici olmaya çalışmalı, “ama, fakat, ancak” gibi kelimeler kullanmak yerine “belki deneyebilirsin” veya “yapmayı düşündün mü?” gibi ifadeler kullanılmalıdır. Çünkü olumlu bir dil kullanarak yapılan geri bildirim, beyni uyararak kişide yeni öğrenme kanallarının açılmasına olanak sağlar.
Sadece “evet” veya “hayır” cevabı alınacak kapalı sorulardan kaçınılmalıdır. Açık uçlu sorular sorarak sohbet ortamı havası yaratmanız karşı tarafın fikrini de önemsiyor olduğunuzu gösterir ve kişiyi yorum yapmaya yönlendirir. “Bu konuda ne düşünüyorsun?” ya da “Bu konuda nasıl bir aksiyon almayı düşünüyorsun?” gibi…
Yapıcı geri bildirim, yöneticilerin çalışanlarına sağlayabileceği en iyi şeylerden biridir. Düzgün bir şekilde uygulandığında olumlu davranışı pekiştirebilir, olumsuz performansı düzeltebilir ve ekibinizde bir güven kültürü oluşmasını sağlayabilir.
Geri bildirimde bulunurken somut ifadelerle karşı tarafa bilgi aktarmak gerekir. Betimleyici, detay odaklı ve açıklayıcı olmalıdır ki, karşı tarafta değiştirilebilecek hususlar ile ilgili bir netlik oluşabilmesi sağlanmalıdır. Kimse belirsiz geri bildirim almaktan hoşlanmaz. Örneğin, bir çalışana beceriksiz olduğunu söylemek ne yapıcı, ne de etkilidir. Gözlemlediğiniz davranış veya olayla ilgili bazı örnekler ve veriler hazırlamalı; bu durumun sizin, ekibinizin ya da işinizin üzerindeki etkilerini net bir şekilde açıklamalısınız.
Karşınızdaki kişinin karakterini değiştirmekten ziyade davranışını değiştirmeye odaklanmalısınız. Kişinin olumlu bir özelliğiyle geri bildirimi pekiştirerek vermek objektif duruş açısından da daha iyi olacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken şey, olumlu özelliğinin herhangi bir örnek değil, geri bildirimde bulunacağınız konu ile alakalı olmasıdır. Örneğin bu konu ile alakalı hangi kişisel özelliği öne çıkıyorsa bundan bahsediyor olmanız konuyla ilgili vurguyu artıracaktır. Karşımızdaki kişinin gelişim alanına katkı sağlayacağını belirtmek de iyimser tutumunuzu destekleyecektir. Unutmayın, birinin davranışlarını ve bu doğrultuda performansını değiştirebilirsiniz, ancak karakterini asla…
Şirketlerde yapılan periyodik performans görüşmeleri çalışanlar kadar yöneticilerin de gelişim alanlarından biridir. Karşı tarafı üzmemek ya da tam aksine rencide etmek gibi yanlış formatlarda verildiği takdirde dirençle karşılaşılması kaçınılmaz olacağından doğru formatta verilmesi, geri bildirime olumlu bir özellikle başlanması geri bildirimin işe yaramasında daha iyi rol oynayacaktır.
Çalışanlarınızın işleri nasıl farklı ve daha iyi şekilde yapabileceğine dair önerilerde bulunmak, çalışanlarınızın gelişmesine yardımcı olacaktır. Yapıcı geri bildirim, insanları her zaman motive eder. Dostça bir yaklaşım çalışanların neyi yanlış yaptıklarını görmelerine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bunu bir yargı olarak değil, bir tavsiye olarak kendilerine yapacakları bir yatırım olarak kullanmalarına da olanak sağlar ve iyi bir iş çıkarmak için onları daha da motive eder.
Geri bildirim her zaman bir durumu düzeltmek için değil, olumlu durumlarda da motivasyon amaçlı yapılmalıdır. Şirketlerde işler düzgün bir şekilde ilerlediğinde ve olumsuz bir durum olmadığı sürece geri bildirime gerek duyulmaması yapılacak en büyük hatalardan biridir. Yalnızca olumsuz durumlarda yapılan geri bildirim motivasyonu düşürebilir, üretkenliği azaltabilir ve potansiyel olarak çalışanların yeterince takdir edilmediğini veya iş üzerindeki etkilerinden emin olmadıklarını hissetmelerine neden olabilir. Çoğu zaman şirketlerde işler aksamadığı sürece gerekli görülmez, ancak olumlu geri bildirimin de performansı artırıcı birçok faydası vardır. Çalışanların doğru yaptıkları iş ile ilgili geri bildirim alması, daha çok katılım için onları teşvik eder. Performansın belirli bir kalite altına düşmemesine yardımcı olur, yaptığınız işin kalitesini korumanıza ve geliştirmenize de olanak sağlar. Bunun yanı sıra geri bildirime daha açık bir çalışan deneyimi ile karşılaşmanıza yardımcı olur.
Öte yandan geri bildirim alırken de dikkat edilmesi gereken noktalar vardır.
Öncelikle geri bildirim alırken iyi bir dinleyici olmak ön koşullardan biridir. Geri bildirimde bulunan kişinin sözünü kesmemek, hemen savunmaya geçip gerekçeler sunmamak da oldukça önemlidir. Söz önceliğinin her zaman geri bildirim yapan kişide olduğu unutulmamalıdır. Sakin bir şekilde dinlemeli ve açık değilse bazı konuları örneklendirmesini talep edebilirsiniz.
Geri bildirim, birinin sizinle ilgili bir umudu olduğunu gösterir. Geri bildirimde bulunan kişi potansiyelinizin daha yüksek olduğunu düşünüyor olmasa, size geri bildirim vermek için zaman ve çaba harcamaz. Bu yüzden geri bildirimi kişisel performansınız için bir hediye olarak düşünebilirsiniz. Geri bildirimde bulunan kişinin de ileride size verdiği bu hediyeyi nasıl kullandığınızı görmek hoşuna gidebilir. Teşekkür edip gülümseyerek bu konu üzerine düşüneceğinizi belirtmeniz gerekir. Benzer konularda en az iki kişiden aynı konu ile ilgili geri bildirim aldıysanız gerçekten oturup düşünmelisiniz demektir. Geri bildirimler üzerinde düşünüp kendinizi nasıl geliştireceğiniz ile ilgili eylem planları oluşturabilir ve kendiniz de performansınızı gözlemleyebilirsiniz.
Özetle, geri bildirim doğru şekilde aktarıldığında ve alındığında, yeni bilgileri daha erken benimsemeye ve tekrar eden hatalardan kaçınmaya yardımcı olarak daha verimli ve daha arkadaşça bir çalışma ortamı yaratmaya yardımcı olur. Geri bildirim, yönetici ve çalışanlar arasında bir “kazan – kazan” deneyimi yaratmalıdır. Yetersiz bir geri bildirimin ise yarardan çok zarar verdiği ve çalışandan şirkete uzanan yelpazede uzun vadeli negatif sonuçlar doğurabileceği unutulmamalıdır. Etkin bir geri bildirim, iletişim donanımlarının en önemli parçasıdır ve doğru şekilde kullanıldığında başarı kaçınılmazdır.

Tags: , , , , , ,

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir