Günümüzde, rekabet koşullarıyla başa çıkabilmenin başlıca yolu, müşteriyi odak noktasında tutmaktır. Bu nedenle çalışırken kullanacağımız her unsurun ve her faaliyetin bu amaçlar doğrultusunda gerçekleşmesi hem bize hem de müşteriye katma değer sağlar. Japonların tüm insanlığa hediyesi olan 5S yöntemi, tam da bunun için uygulanır. Özellikle sanayi ve üretim sistemleri için çıkmış olsa da, iş hayatından genel yaşama kadar faydasını gördüğümüz bir yöntem olduğunu söyleyebiliriz.
5S, israfı önlemek ve verimliliği artırmak için çalışma ortamının temiz, düzenli ve kullanıma uygun bir şekle dönüştürülmesinde kullanılan bir yöntemdir. Japonların II. Dünya Savaşı sonrasında içinde bulundukları ekonomik şartlarda ortaya çıkmış bir anlayıştır ve kurucusu Taiichi Ohnodur.
Taiichi Ohno, Amerikalı firmalarla rekabet edebilecek üretim sistemleri geliştirmek amacıyla Toyota yöneticileriyle birlikte yaptığı Amerika seyahatinde Henry Ford tarafından geliştirilen, yığınlar halinde ve tahmine göre üretim yapıp üretimden sonra kalite kontrolü yapılması esasına dayanan bir kitle üretim sistemi olduğunu fark etmiş ancak bu sistemi benimsememiştir. Çünkü savaştan sonra sınırlı olan doğal kaynaklar, iş gücü ve sermaye kaynaklarının yetersizliği gibi durumlar da ilave edilince Japonya, iktisadi varlığını devam ettirebilmek için kaynaklarını mümkün olan en düşük maliyetlerle nasıl kullanabileceğini düşündü. Bu da Toyota üretim sistemine temel oluşturan bir üretim tekniğini -günümüze kadar gelmiş bir kültür anlayışını- oluşturdu. Bu anlayış ile, ürün esaslı strateji yerine küresel pazarlarda rekabeti esas alan, üretimde çokluk, çeşitlilik ve esnekliği öngören “Yalın Üretim” adlı yeni üretim sistemini geliştirdi. Yalın Üretim, ürün ve hizmet yaratma sürecini israflardan arındırıp sadeleştirerek sunulan değeri mükemmelleştirmek ve bu yolla firma karlılığını arttırmak amacını taşıyan kavram, sistem ve teknikler bütünüdür. Yalın üretim, temelde seri üretimin yerine alternatif olarak gösterilen Japon imalat tekniklerini bir bütün olarak tanımlar ve imalat alanında bütünsel bir dönüşümü ifade eder.
Örneğin, otomobillerin bütün parçaları üretildikten sonra, montaj sürecine hazır hale geldiğinde gemiye yükleniyor ve montaj işlemi gemide yapılıyordu. Böylelikle katma değeri olmayan bir işi de transfer süreci içinde çözmüş oluyorlar ve bu sayede toplam üretim süresi düşüyordu.
5S Nedir?
Düzensiz ve dağınık bir çalışma ortamı en başta çalışan motivasyonunu etkiler. Bunun için Japonlar’ın “kaliteli ürün üretimi ve verimli bir çalışma ortamı için gereksiz unsurlardan arındırılmış temiz bir çalışma ortamı gereklidir” tanımı oldukça doğrudur.
5S, Japonca’da Temizlik-Düzen anlamına gelen ve “S” ile başlayan kelimelerden oluşan bir ekip faaliyetidir. 5S kabaca insanların aklında düzenli ve tertipli bir iş yeri kurmak için yapılan üretim hazırlık faaliyetleri gibi bir tanım oluştursa da 5S temizlik ve düzenden daha fazlasıdır.
5S ‘in ilk adımı “Ayıklama” ile başlar ve “Gerekli olanla gereksiz olanı ayır “tanımlamasını yapar. Temel düşüncesi israfı ortadan kaldırmak olduğundan 5S faaliyeti de akış içerisindeki israfı ve problemleri ortaya çıkartan ve bizi kaizene teşvik eden oldukça etkili bir iş yapış yöntemidir. Kaizen ile ilgili blog içeriğine buradan ulaşabilirsiniz.
Aslında bu faaliyetin Japonya’daki orijinal hali ilk olarak 4S şeklinde tanımlanmıştır. Ancak Toyota, Japonya dışındaki ilk yatırımlarını başlatıp lokal iş gücünden yararlanmaya başladığında bu ülkelerdeki çalışanların disiplin problemleri olduğunu fark etmiş ve bunun içinde temel faaliyet olan 4S ‘e ek olarak Shitsuke – Disiplin maddesini ekleyerek çözüm bulmuşlardır.
5S uygulamalarında genellikle faaliyetlerden daha çok bahaneler ön plana çıkar. 5S’i uygulamak için hiçbir zaman vakit yoktur ve yer darlığından 5S kurallarına uyulmaz. Hatta bazen proses gereği kirlilik olmazsa olmazdır. Akış 5S formuna göre düzenlenmediğinde israfa açık bir akış ortaya çıkacaktır. Eğer malzemeleri ve ürünleri koyacak yeriniz yoksa fazla üretim, aynı zamanda stok mudası işlediğinizi zaten itiraf etmiş oluyorsunuz. 5S ayrı bir faaliyet olarak ele alınmamalı, bir iş yapış yöntemi olarak düşünülmelidir.
5S sadece üretimde değil aynı zamanda ofis ortamında da oldukça başarılı bir şekilde uygulanabilen bir faaliyettir. Ofis verimliliği çalışmalarında da 5S temel bir uygulama konusu olarak işlenmektedir. Özellikle, gereksiz unsurlardan ayrılmış ve bilgiye 30 saniyede ulaşma kuralı ile bilgi düzenlemesi yapılarak kurulan 5S faaliyetlerinin ofis içi verimliliği arttırdığı bir çok kez tecrübe edilmiştir. Ayrıca, iş akışının görselleştirilmesi ve görsel yönetim içinde oldukça yararlıdır.
5S beş Japonca kelimeden gelir: Her bir S, beş aşamalı bir süreci temsil etmektedir:
Seiri (Ayıklama) / Seiton (Düzen) / Seiso (Temizlik) / Seiketsu (Standartlaştırma) / Shitsuke (Disiplin)
1) Seiri – Sort – Ayıklama
Bu basamağın temel amacı, gereksiz olan her şeyin çalışma ortamından uzaklaştırılmasıdır.
Sınıflandırma işleminde size kolaylık sağlayacak bir yöntem de kırmızı etiket tekniğidir. Kırmızı etiketleme, öğeleri tanımlamanın görünür bir yoludur.
Bunun için çalışma ortamındaki herkes, iki farklı renkteki yapışkanlı kağıt parçalarını kullandıkları ya da kullanmadıkları bütün ofisteki malzemelerin üzerine yapıştırmaları gerekir. Örneğin, kullandıkları eşyalara yeşil, kullanmadıklarına ise kırmızı bir işaret koymaları yeterli olacaktır.
Böylelikle ofiste boş yere yer kaplayan gereksiz nesnelerin belirlenmesi sağlanır. Bunlar bir an önce temizlenerek ofis alanından fayda, geçiş kolaylığı ile düzenli ve ferah bir görünüm sağlanması hedeflenir. Daha sonra bu gerekli araçlar en fazla kullanan kişilere daha yakın olacak şekilde yerleştirilir.
Bu aşamada amaç işimize katkısı olmayan her şeyi ortamdan uzaklaştırmak ve alan kazanmaktır. Basitçe bu aşama gerekli olmayanların ayıklanıp, çalışma alanının düzenlenmesi şeklinde tanımlanabilir. Burada kritik olan ise, “atmayalım lazım olur” düşüncesiyle stok yapmak değil “Buna gerçekten ihtiyacım var mı?” sorusunun sorulmasıdır. Eğer cevabınız, “var” ise hemen ardından, “Ne kadar gerek var? Ne zaman gerek var?” sorularının sorulmasıdır. Cevap “yok” ise, malzeme ortadan kaldırılmalıdır. Etkin bir sınıflandırma, iş yerindeki karmaşayı büyük oranda çözecek ve çalışanlara daha düzenli, gereksiz nesnelerden arınmış yalın bir çalışma ortamı yaratacaktır.
2) Seiton – Set in Order – Düzen
Yalın Kavramlar Sözlüğü’nde “Seiton”, gerekli olan kalemleri tertipli ve kolay kullanmaya uygun şekilde düzenlemek olarak tanımlanmıştır. Başka bir ifadeyle, nesnelerin gruplandırılması ve gereksiz olanların ayrıştırılması işleminden sonra, çalışma alanı içerisinde yer alacak olan nesnelerin uygun yerlere yerleştirilmesi aşamasıdır.
Eşyaların düzenli olması, gerekli eşyaların kısa sürede bulunmasına ve böylece zaman tasarrufuyla birlikte verimliliğin artmasını sağlar. Bir çalışma ortamında düzen olmaması iş kaybı, aşırı yorulma, fazladan insan enerjisi kullanımı nedeniyle güvensiz bir çalışma ortamı ve zaman kaybı oluşturur.
Seiton, sürekli ihtiyaç duyulan ekipman, demirbaş gibi malzemelerin bulunmasını ve kullanılmasını kolaylaştırmak amacıyla yapılan dizme, düzenleme ve tertip işidir. Yazılı bir kaynak ya da malzemeye 30 saniyede ulaşmayı amaçlar.
Seiton yöntemi ile herkesin her şeyi aynı adla tanıyacak olması, her şeyi herkesin aynı yerden alıp aynı yere bırakacak olması, her şeyin bir rafı ve bir yeri olması, aranılan eşyanın 30 saniyede bulunarak 30 saniyede de yerine konması hedeflenir.
3) Seiso – Shine – Temizlik
Üçüncü S, temizliğin tam anlamıyla yapılması; tüm çalışma ortamının, malzemelerin, kullanılacak makine ve teçhizatın temizlenmesi aşamasıdır. İş istasyonundaki anormallikler bu aşamada fark edilebilir. Çünkü temizlik aslında bir muayenedir. Böylece problemler yaşanmadan evvel tespit edilip önlem alınması sağlanabilir. Temizlik; sadece temizleyerek eşyayı güzel görünür hale getirmek değildir. Temizlik; sistemli ve sürekli olmayı sağlar.
4) Seiketsu – Standardized – Standartlaştırma
Bu aşama, ilk 3 S’nin işleyişinin ve başarısının kontrol edildiği, yapılan çalışmaların sonuçlarının değerlendirilerek en uygun şekilde standardizasyonun sağlandığı aşamadır. Seiketsu aşaması, ilk 3 S’nin disiplin içerisinde uygulanıp uygulanmadığından sorumludur.
Standartlaştırma ile her bir adımda yapılacak işler standart hale getirilerek kontrolü kolaylaşır ve hataların bulunması sağlanır. Ayrıca iş güvenliği sağlanmış olur, çevre kirliliğinin olmadığı, düzenli ve temiz bir çalışma ortamının sürekliliği oluşur. Standartlar belirlenmeli ve belirlenen standartlara uyulmalıdır ki, planların gerisinde kalmanın ve geriye dönüşlerin önüne geçilebilsin.
5) Shitsuke – Sustain – Disiplin
Standartlar oluşturulduktan ve disiplin sağlandıktan sonra sistem korunmazsa, her şey tekrar ilk hâline geri dönecektir. Bu nedenle sistemin sürekli olarak denetim altında tutulması, çalışanların sorumluluk almalarının ve sistemi sahiplenmelerinin sağlanması gerekmektedir.
Temiz ve düzenli olmak alışkanlık haline getirilmelidir. Prosedüre uygunluk ve elde edilen sonuçlar ölçülmeli ve duyurulmalıdır. Konulmuş olan yeni kuralların herkes için bir alışkanlık haline gelmesini sağlamak gerekir. Bunun için,
• Eğitim ve disiplin için plan yapılması,
• Plan için yönetimin desteğinden emin olunması ve gerekli düzeltmelerin yapılması,
• Alandaki herkesin 5S standartları ve amaçları hakkında eğitilmesi,
• Bir 5S iletişim tahtasının oluşturulması ve sürdürülmesi,
• “5 Dakika 5S” ve “Haftalık 5S” faaliyetleri ile 5S faaliyetlerin günlük işlerin parçası haline getirilmesi gerekir.
Ayrıca tüm çalışanların katılımının arttırılmasına devam edilmesi ve firma kültürü oluşturulması gerekir.
5S yönteminde esrarengiz veya sihirli bir şeyler yoktur. 5S sadece basit bir sağduyudur. Başarılı firmalar 5S sistemini kurmaktadır, ancak 5S çalışmaları birçok iş yerinde “Onlar yapmış, haydi biz de yapalım.” şeklinde, moda gibi algılanmaktadır. Ancak 5S yöntemini bir binanın temeli gibi düşünebilirsiniz. Temel sağlam değilse diğer katların sağlam olması bir anlam ifade etmez. Ortaya çıkan sorunlar bitmez. Yalın Üretim Sistemi’nin temelini 5S oluşturur ve 5S uygulanmazsa israfın önüne geçilemez.