“Satın alınamayacak tek şey zaman ve insanlar bunu istiyorlarsa zaman konusunda çok dikkatli olmak lazım. Zaman dışında her şeyi satın alabilirim.” – Warren Buffet.
O Kurbağayı Ye! (Eat the Frog)
Mark Twain’in “Eğer işin kurbağa yemekse, sabah ilk olarak yapacağın en iyi şey kurbağayı yemektir. Eğer işin iki kurbağa yemekse, en iyisi önce büyük olanı yemektir” sözünden yola çıkılarak yapılacak zor ve sıkıntılı işleri ertelememek gerektiğiyle ilgili bir deyim.
Bilinenin aksine, basit işleri önce halletmek yerine bize sıkıcı ve zor gelen işlere ilk etapta odaklanmamız gerektiğini savunuyor. Çoğu insan genelde bu tarz işleri en sona bırakıyor ancak sabah ilk olarak yapılacak en iyi şey kurbağayı yemek olunca, arkasından bize motivasyon olarak geri kalan işlerimize daha rahat odaklanmamızı sağlıyor.
Denemeye değer bir yöntem. Planlamamızda ilk iş olarak kurbağayı yemezsek, kurbağa bizi yer.
Pareto İlkesi (80/20 Kuralı)
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto’nun 19. yüzyılda ekonomiyi incelerken, servetin %80 ‘inin, nüfusun %20 ‘sine ait olduğunu fark etmesiyle ortaya çıkardığı ve sonuçların %80’ini eylemlerin %20’sinin oluşturduğundan bahseden bir ilkedir.
Örneğin dolabınızdaki kıyafetlerin genel olarak %20’sini kullanırsınız ve %80’i boşa yer kaplar. Ya da arkadaş çevrenizin %20’si ile daha yakın ilişkiler kurar ve %80’ine eşit mesafede olursunuz. Bu her zaman 80/20 olarak işlemez; sayısal değerler değişkenlik gösterebilir. Ancak her zaman ve hayatınızın her alanında işe yarayacağını söyleyebiliriz. Aslında daha az çaba harcayarak daha verimli çalışabileceğiniz bir sistemden bahsediyoruz.
Peki zaman yönetimi için Pareto ilkesine göre neler yapabilirsiniz?
İş hayatında “meşgul” olmak ile “üretken” olmak arasında büyük bir fark var. Çoğu insan bir iş üzerinde uzun saatler harcadığında daha iyi sonuçlar alacağını düşünür. Oysa Pareto İlkesi bir işe ne kadar çok zaman harcadığınızla değil, o zamanı ne kadar verimli harcadığınızla ilgilenir.
Eğer henüz Pareto tekniğini uygulamıyorsanız muhtemelen siz de bir işe uzun saatler harcayan o “meşgul” insanlardan olabilirsiniz.
Tek bir işe saatler harcamak yerine sadece 2 saatinizi o işe odaklanarak geçirdiğinizde daha kısa sürede ve verimli bir şekilde tamamladığını gözlemleyebilirsiniz.
Pareto İlkesi ilginizi çektiyse, Richard Koch tarafından kaleme alınmış ‘80/20 Kuralı ile Yaşamak’ adlı kitaptan detaylı bilgi elde edebilirsiniz.
Kanban Tekniği
1940’larda Toyota fabrikasında mühendis olan Taiichi Ohno tarafından iş verimliliğini sağlamak için geliştirilmiş bir tekniktir. Temelinde “görselleştirmek ve sınırlandırmak” vardır.
Öncelikle kağıt, tahta ya da dijital bir ortamda 3 bölümden oluşan bir tablo hazırlamalı ve bu bölümleri,
• “yapılacaklar” (to-do)
• “yapıyor olduklarım” (doing)
• “tamamlananlar” (done) şeklinde isimlendirmelisiniz.
Daha sonra “yapılacaklar” kısmına listenizi hazırlayıp, başladığınız işleri “yapıyor olduklarım” bölümüne yazmalısınız. Burası sizin konsantre olmanız gereken alan ve bir araştırmaya göre insanların çok az bir bölümü birden fazla işi aynı anda yapma becerisine sahip. Dolayısıyla bu alanda “sınırlandırma” özelliği devreye giriyor. Yani kendinize bir sınır koyarak iki ya da üç maddeden fazlasını bu bölüme eklememelisiniz çünkü odak noktanızdan uzaklaşabilirsiniz.
En son bölümde de “tamamlananlar” (done) kısmı olacak. Bir çok insan bu bölümü işleri için liste oluştururken bitirdiği için pek önemsemese de, bu alan beyninize motivasyon sinyali gönderecek olan en eğlenceli kısım. Buradaki motivasyonunuz ile listenizdeki yapılması gereken alana geri dönerek yeniden başlamanızı da kolaylaştırmış olacaksınız.